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原材料采购管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司原材料采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，保证采购物资的质量可靠、价格合理、供应及时，降低采购成本，提高整体运营效率，防范采购风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有与生产经营相关的原材料、辅助材料、零部件、包装材料等物资的采购活动。凡涉及上述物资采购的部门及相关人员，均须严格遵守本制度。

第三条基本原则

原材料采购工作应遵循以下原则：

1.质量优先，兼顾成本：确保采购物资符合生产质量标准，在此基础上力求成本最优化。

2.阳光采购，合规高效：采购过程应公开透明，操作规范，符合公司内控要求，同时注重效率提升。

3.集中管控，分级负责：重要或大额采购实行集中管理，明确各级权责，确保责任落实到人。

4.合作共赢，持续发展：与合格供应商建立长期稳定的合作关系，实现供应链的协同发展。

第二章组织机构与职责

第四条采购部门

采购部门是原材料采购的归口管理部门，主要职责包括：

1.贯彻执行本制度及公司其他相关采购管理规定。

2.负责制定和完善具体的采购操作规程。

3.组织实施原材料的采购计划，包括供应商的寻源、评估、选择与管理。

4.负责采购合同的洽谈、签订、执行与管理。

5.协调处理采购过程中的各类问题，确保物资按时到货。

6.收集市场信息，进行价格分析与成本控制。

7.建立和维护采购台账及供应商档案。

第五条需求部门

各生产及相关使用部门（以下统称“需求部门”）是原材料采购的提出方，主要职责包括：

1.根据生产计划及实际需求，准确、及时提报原材料采购申请。

2.明确采购物资的规格型号、质量标准、数量、交货期等具体要求。

3.参与相关物资的供应商选择、技术交流及样品确认。

4.配合进行到货物资的数量清点与质量初步验收。

5.反馈采购物资的使用情况及质量问题。

第六条其他相关部门

1.仓储部门：负责原材料的入库验收、存储保管与出库管理，定期进行库存盘点，提供准确的库存信息。

2.质量管理部门：负责对采购原材料的质量进行检验与监控，出具检验报告，参与供应商质量体系的审核与评估。

3.财务部门：负责采购资金的预算、支付与核算，参与采购合同的审核，监督采购资金的合规使用。

4.法务部门（如设有）：负责采购合同的法律风险审核，提供法律支持。

第三章采购流程管理

第七条采购需求提报与审批

1.需求部门根据生产计划、库存状况及消耗定额，填制《原材料采购申请单》，详细列明物资名称、规格型号、质量标准、数量、建议供应商（如有）、期望交货期、用途及预算金额等信息。

2.《原材料采购申请单》须经需求部门负责人审核签字后，按公司规定的审批权限逐级报批。对于大额或重要物资的采购申请，还需报请公司分管领导或总经理审批。

3.审批通过的采购申请单，作为采购部门组织采购的依据。

第八条供应商选择与评估

1.采购部门应根据采购物资的特性、金额及重要程度，采取合适的方式选择供应商。常用方式包括询比价、招标等。原则上应不少于三家供应商进行比较。

2.供应商选择应综合考虑其资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、交货及时性、售后服务及付款条件等因素。

3.对于新引入的供应商，采购部门应组织相关部门（如质量、技术部门）进行实地考察或资料审核，评估其是否符合准入标准，并建立合格供应商名录。

4.对已合作的供应商，应定期进行绩效评估，评估结果作为后续合作及订单分配的重要依据。

第九条采购合同签订

1.对于达到一定金额标准或长期合作的采购业务，必须签订书面采购合同。合同文本应优先采用公司标准合同范本。

2.采购合同的主要条款应包括：物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、金额、交货地点、交货期限、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等。

3.采购合同经采购部门负责人审核后，按权限报相关领导审批。涉及大额资金或重大事项的合同，需经财务部门及法务部门（如设有）审核。

4.合同签订应规范，由法定代表人或其授权委托人签署，并加盖公司合同专用章。

第十条采购订单下达

1.采购合同签订生效后或对于小额、常规性采购，采购部门应向供应商下达正式的采购订单，明确具体的交货批次、数量及时间。

2.采购订单应清晰、准确，并经采购部门负责人审批。

第十一条到货验收与入库

1.供应商按合同或订单要求交货后，仓储部门会同需求部门（或使用部门）及质量管理部门，根据采购合同、订单及相关质量标准，对到货物资进行数量清点和质量检验。

2.验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续，登记入账。验收不合格的，应及时