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企业应收账款管理表格及流程

在企业的日常运营中，应收账款就像一把双刃剑。一方面，它是企业扩大销售、增强市场竞争力的重要手段；另一方面，若管理不当，大量的应收账款积压会占用企业宝贵的流动资金，增加坏账风险，甚至可能引发企业的财务危机。因此，建立一套科学、规范的应收账款管理流程，并辅以实用的管理表格，对于保障企业资金周转顺畅、降低经营风险、提升整体盈利水平至关重要。本文将从实际操作角度出发，详细阐述企业应收账款管理的核心流程与配套表格设计，力求为企业提供一套拿来即用的管理思路。

一、应收账款管理的核心流程

应收账款的管理并非一蹴而就，而是一个贯穿于销售全流程的系统性工作。一个完整的管理流程应包括事前预防、事中控制和事后追讨三个关键环节。

（一）事前预防：客户准入与信用评估

事前预防是应收账款管理的第一道防线，其核心在于对客户进行严格的筛选和信用评估，从源头上降低坏账风险。

1.客户信息收集与核实：在与新客户建立合作关系前，销售部门应负责收集客户的基本信息，包括但不限于企业名称、注册资本、经营范围、经营状况、财务报表（若能获取）、过往交易记录（如有）、法人及主要负责人信息等。这些信息需要通过多种渠道进行核实，确保其真实性和准确性。

2.信用评估与等级划分：基于收集到的信息，由财务部门牵头，销售部门配合，对客户进行信用评估。评估指标可包括客户的偿债能力、盈利能力、经营稳定性、行业地位、过往信用记录等。根据评估结果，将客户划分为不同的信用等级，如A、B、C、D等。不同信用等级的客户将对应不同的信用额度和信用期限。

3.制定信用政策：企业应根据自身的经营状况、市场环境以及客户信用等级，制定明确的信用政策。信用政策应包括信用额度（客户允许的最大欠款金额）、信用期限（允许客户延迟付款的最长时间）、现金折扣（为鼓励提前付款而给予的优惠）等核心内容。该政策需经管理层审批后执行，并作为后续业务开展的依据。

4.合同规范签订：与客户签订的销售合同是明确双方权利义务的法律文件，也是应收账款管理的重要依据。合同中必须明确产品或服务的规格、数量、价格、交货方式、付款方式、付款期限、违约责任（尤其是逾期付款的罚则）等关键条款。法务部门或专业律师应对合同进行审核，确保其合法合规，最大限度保护企业权益。

（二）事中控制：发货、开票与跟踪

在销售合同签订后，应收账款的管理进入事中控制阶段，这一阶段的重点是确保货物或服务按约交付，发票及时准确开具，并对款项回收进行动态跟踪。

1.按合同约定发货/提供服务：仓储或相关业务部门应严格按照销售合同的约定组织发货或提供服务，确保产品质量和交付时间。发货前需与销售部门确认客户的订单信息及信用额度使用情况，避免超信用发货。

2.及时准确开具发票：财务部门在确认货物已发出或服务已提供，且符合合同约定的开票条件后，应及时、准确地为客户开具增值税发票或其他合规票据。发票信息必须与合同、订单保持一致，并附上必要的送货单、验收单等佐证材料。

3.建立应收账款台账：财务部门应设立详细的应收账款台账，对每一笔应收账款进行记录。台账内容应至少包括客户名称、订单编号、合同金额、发票号码、开票日期、应收金额、约定付款日期、实际付款日期、已收金额、未收金额、账龄、负责销售人员等信息。

4.定期对账与提醒：在应收账款到期前一周至十天左右，销售部门或财务部门应主动与客户进行对账，确认应收账款金额无误。对于即将到期的款项，应以友好的方式提醒客户按时付款，这既是礼貌，也能起到预警作用，确保客户不会因疏忽而逾期。

（三）事后追讨：逾期处理与款项回收

尽管做了充分的事前预防和事中控制，逾期应收账款仍可能发生。此时，企业需要启动有效的事后追讨机制，以最大限度减少损失。

1.逾期款项分级管理：根据逾期时间的长短和金额的大小，对逾期应收账款进行分级。例如，可分为轻微逾期（逾期1-30天）、中度逾期（逾期31-90天）、严重逾期（逾期90天以上）。针对不同级别的逾期款项，采取不同的追讨策略和力度。

2.制定追讨策略与流程：

*轻微逾期：通常由销售人员通过电话、邮件或当面沟通等方式进行催收，了解逾期原因，协商付款计划。

*中度逾期：若销售人员催收无果，可由销售主管或财务部门介入，发送正式的催收函，明确告知逾期的后果，并进一步施压。

*严重逾期：对于长期拖欠或恶意拖欠的客户，企业应考虑采取更严厉的措施，如暂停新订单、委托专业的催收机构进行追讨，直至通过法律途径（如申请支付令、提起诉讼、申请财产保全等）解决。

3.持续跟踪与记录：每一次追讨行动都应做好详细记录，包括沟通时间、方式、对方反馈、承诺付款时间等。这不仅有助于跟踪进展，也为后续可能的法律行动保留证据。

4.坏账准备与核销：对于确实无法收回的应收账款，企