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J驾校档案管理制度

第一章总则

第一条为规范机动车驾驶员培训档案的收集、整理、保管、利用与销毁，确保培训过程可追溯、考试数据可核查、责任主体可定位，依据《机动车驾驶员培训管理规定》《道路运输从业人员管理规定》《档案法》及省、市交通运输主管部门实施细则，结合J驾校实际，制定本制度。

第二条本制度所称“档案”是指学员从报名到领取驾驶证全过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录，包括但不限于：报名材料、体检表、培训合同、教学日志、培训记录、考核记录、音视频、电子签名、人脸识别比对图、约考信息、成绩单、驾驶证复印件、投诉处理、安全承诺、满意度调查、补训补考记录、结业证明、财务票据、教练车行车记录、保险理赔、事故报告、监管部门检查记录、整改报告等。

第三条档案管理实行“统一领导、分级负责、归口管理、全程控制、方便利用、安全保密”的原则，校长为档案管理第一责任人，分管副校长为直接责任人，档案室为执行机构，各业务部门按职责分工承担相应责任，形成“谁形成、谁负责、谁归档”的闭环责任链。

第二章组织与职责

第四条成立“J驾校档案管理委员会”，由校长任主任，分管副校长、教务处长、财务处长、安全处长、信息化处长、质量督导室主任为委员，每季度召开一次例会，研究解决档案重大事宜。

第五条档案室设专职档案管理员2名，兼职档案联络员8名（每科室、训练场、考场各1名），实行A、B角互补，确保岗位不空档。档案管理员须取得省级档案从业人员岗位培训合格证书，每年继续教育学时不少于60学时。

第六条各部门职责

（一）招生办：负责报名、体检、身份核验、培训合同、收费票据、优惠减免审批表等前期材料的收集、初审、扫描、上传，确保48小时内完成电子预归档。

（二）教务科：负责教学计划、教学日志、阶段培训记录、结业考核、补训记录、教练车运行记录、教练员教学质量评价等材料的形成与归档，确保每日18:00前完成当日数据封存。

（三）考核科：负责各科考试成绩单、电子签名、人脸识别截图、考试音视频、补考预约、考试异常说明、监考记录等材料的同步下载、比对、封装，考试结束后2小时内完成归档。

（四）安全科：负责安全责任书、教练车保险、事故报告、隐患排查、整改闭环、应急演练、安全培训签到、违章处理等材料的收集与归档，事故发生后6小时内完成专项档案立卷。

（五）财务科：负责收费、退费、补考费、补训费、代收考试费、发票、银行回单、减免审批、政府补贴、税务报表等财务凭证的整理、装订、编号、扫描、上传，每月5日前完成上月财务档案归档。

（六）信息化科：负责系统数据备份、异地容灾、数字签名、时间戳、区块链存证、权限分配、日志审计、病毒查杀、迁移转换等技术保障，确保电子档案真实性、完整性、可用性、安全性达到《电子文件管理暂行办法》四级以上标准。

（七）质量督导室：负责日常抽查、月度普查、年度评估、问题整改、责任追究、考核通报，对归档不及时、材料缺失、数据异常、保管不当等行为开具《档案整改通知书》，限期3个工作日完成整改，逾期提交校长办公会通报并扣减绩效。

第三章文件材料形成与收集

第七条实行“材料清单+模板化+流程化”控制。招生办在学员缴费后自动生成《学员档案材料清单》PDF，含22项必填、8项选填、5项预警，系统锁定未完成节点，无法进入下一阶段。

第八条纸质材料统一使用80克A4静电复印纸，双面打印；手写部分使用黑色中性笔，字迹工整，不得涂改，确需更正时由经办人在更正处加盖私章并注明日期。

第九条电子文件采用PDF/A-2b格式，分辨率300dpi，彩色扫描，OCR双层生成，文件命名规则：档案号_阶段_材料名称_YYYYMMDD_顺序号，示例：J20250811001_科目二_教学日志001。

第十条音视频文件采用H.264编码，分辨率不低于1920×1080，帧率25fps，码率4Mbps，音频AAC，采样率48kHz，文件命名规则：档案号_摄像头编号_开始时间_结束时间，示例：J20250811001_K2_20250815143000_20250815153000。

第十一条照片文件采用JPG格式，大小2-4MB，含EXIF信息，命名规则：档案号_拍摄内容_拍摄人_YYYYMMDD_HHMMSS，示例：J20250811001_人车合影_张三143000。

第十二条所有材料须在形成后24小时内完成部门级预归档，预归档包括：纸质拍照上传、电子文件挂接、元数据录入、完整性校验、责任人数字签名、系统自动生成时间戳。

第四章整理与立卷

第十三条纸质档案以“学员”为立卷单位，实行“一卷一号”制，档案号编码规则：J+年份后两位+月份两位+日期两位+流水号四位，示例：J2508150001。