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企业文件归档与存储标准模板

一、适用范围与典型场景

日常办公文件（如合同、报告、会议纪要）的系统化管理；

项目全周期文件（如立项书、验收报告、技术方案）的阶段性归档；

年度审计、税务检查等合规性文件的专项整理；

员工入职、离职等人事变动文件的交接与保存；

法律纠纷、合同履行等场景中关键文件的长期留存。

二、标准化操作流程

（一）文件分类与编码规则

分类维度：

按部门：综合管理部、财务部、人力资源部、业务部等；

按文件类型：管理类（制度、流程）、业务类（合同、订单）、财务类（凭证、报表）、人事类（劳动合同、考勤记录）、项目类（立项文件、验收报告）等；

按密级：公开文件（内部全员可查阅）、内部文件（仅相关部门查阅）、秘密文件（需审批查阅）、机密文件（仅高管及指定人员查阅）。

编码规则：采用“部门缩写-文件类型缩写-年份-流水号”格式，例如：

综合管理部制度文件：“ZD-ZD-2023-001”（ZD=综合管理部，ZD=制度，2023=年份，001=流水号）；

业务部合同文件：“YW-HT-2023-015”（YW=业务部，HT=合同）。

（二）文件收集与初步整理

责任人：各部门指定文件联络员（可由部门文员兼任），负责本部门文件的日常收集。

收集时限：

日常文件：每月最后一个工作日汇总本月文件；

项目文件：项目阶段结束后3个工作日内收集；

专项文件（如审计文件）：接到通知后2个工作日内启动收集。

初步整理：

清除重复文件、无效文件（如草稿、修改痕迹过多的版本）；

检查文件完整性（如合同需包含双方签字、盖章页，报告需含审批单）；

对电子文件统一命名（符合编码规则），存储在部门共享文件夹对应分类目录下。

（三）文件审核与合规性检查

审核人：部门负责人或指定授权人（如部门经理、项目负责人）。

审核要点：

文件内容是否准确（如数据无误、条款完整）；

流程是否符合规定（如合同需经法务部审核，报销凭证需经财务部审核）；

密级划分是否恰当（如涉及商业秘密的文件需标注“秘密”及以上密级）。

审核结果处理：

合规文件：审核人在文件右上角签字确认，进入归档流程；

不合规文件：退回原部门修改，修改后重新提交审核。

（四）文件归档与登记

归档方式：

纸质文件：按编码顺序装入标准档案盒（规格：长×宽×高=300mm×220mm×50mm），盒面标注“部门-文件类型-年份-档案盒号”（如“综合管理部-制度-2023-盒1”），盒内附《文件归档目录》；

电子文件：存储至企业指定服务器或云盘，按分类建立文件夹（如“综合管理部/制度/2023”），文件名与编码一致，同步至企业文件管理系统（如有）。

登记要求：

纸质文件：填写《文件归档登记表》（见模板1），记录文件编号、名称、形成日期、密级、存储位置（档案盒号/电子路径）、归档人、归档日期等信息；

电子文件：在文件管理系统中录入关键字段（文件编号、名称、密级、存储路径、人、日期），保证可检索。

（五）文件存储与保管

存储环境：

纸质文件：存放于专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设施（如灭火器、除湿机、档案柜），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

电子文件：服务器定期备份（每日增量备份+每周全量备份），重要电子文件（如机密合同）需加密存储，备份介质（如移动硬盘）异地存放。

保管期限：根据文件类型及法规要求设定，例如：

年度财务报表：永久保存；

劳动合同：员工离职后保存2年；

会议纪要：保存5年。

（六）文件借阅与使用

借阅流程：

借阅人填写《文件借阅申请表》（见模板2），注明文件编号、借阅事由、借阅期限（纸质文件不超过3个工作日，电子文件不超过5个工作日）；

公开文件：部门负责人审批；

内部及以上密级文件：需文件形成部门负责人及综合管理部档案管理员双重审批。

借阅管理：

纸质文件：借阅时当场核对文件数量，签字登记，归还时检查文件完整性；

电子文件：借阅人通过系统在线申请，审批通过后可在线预览或（需记录操作日志）；

严禁复制、外传密级以上文件，确需复制的需经分管领导高管审批。

（七）文件鉴定与销毁

鉴定周期：每年12月由综合管理部组织档案鉴定小组（含档案管理员、法务专员、各部门负责人）对到期文件进行鉴定。

鉴定标准：

仍有保存价值的文件（如涉及历史沿革的重要制度）：延长保管期限；

无保存价值的文件（如过期草稿、无效通知）：列入销毁清单。

销毁流程：

填写《文件销毁审批表》（见模板3），经鉴定小组及分管领导审批；

纸质文件：采用碎纸机销毁，由2人以上监销，监销人签字确认；

电子文件：彻底删除（低级格式化+数据覆写），删除记录留存备查。

三、核心模板表格示例

模板1：文件归档登记表

文件编号

文件名称

形成部门

责任人

形成日期

密级

页数

存储位置（档案盒号/电子路径）

归档人

归档日期

备注

ZD-Z