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2026年环保材料公司销售推广资料归档管理制度

第一章总则

第一条为适配环保材料行业销售推广资料重环保认证、强工程案例、分应用场景、资料迭代快的行业特点，规范公司销售推广资料全流程归档管理，实现推广资料的系统化、标准化、规范化管理，提升销售推广工作的专业性与高效性，保障公司原创推广资料的知识产权与商业价值，结合公司销售与市场推广工作实际，特制定本制度。

第二条本制度所称销售推广资料，指公司为开展产品销售、市场推广、品牌宣传、客户开发、招投标对接等工作编制、收集、制作的各类资料总称，包括电子资料和纸质资料两类，是公司开展销售推广工作的核心素材，也是公司品牌资产与知识产权的重要组成部分。

第三条本制度适用于公司所有开展销售推广资料编制、收集、制作、归档、管理、使用相关工作的在岗人员及部门，包括销售部、市场部、品牌部、技术中心、产品研发部、行政部、招投标部等相关部门，同时适用于推广资料从收集、编制到归档、使用、更新、销毁的全部管理环节。

第四条销售推广资料归档管理工作遵循全面收集、分类归档、动态更新、专人管理、保密合规、权责明确的原则，确保推广资料应归尽归；按资料类型、产品品类、应用场景科学分类；随产品迭代、市场变化及时更新资料内容；指定专人负责资料的日常归档与管理；严格遵守知识产权与信息保密相关规定，符合国家法律法规要求，明确各部门与人员的管理权责。

第五条本制度的制定与修订符合《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国著作权法》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关法律法规要求，保障公司原创推广资料的知识产权，规范资料归档与使用的合法合规开展。

第六条公司建立销售推广资料归档管理专项保障机制，资料制作、印制、存储、更新等所需费用纳入公司年度市场经营预算，由财务部统一管理，资料归档管理牵头部门按公司财务制度申请使用，确保资料归档管理工作有序开展。

第七条公司实行销售推广资料归档管理工作责任制，将资料归档管理工作质量纳入相关部门和人员的绩效考核，推动各部门重视推广资料归档工作，确保资料的完整性、准确性与时效性。

第二章管理职责划分

第八条公司总经理办公会对销售推广资料归档管理工作负总责，审批资料管理的重大管理制度、专项经费预算、核心资料的使用与销毁等重大事项，监督资料归档管理工作的开展情况，对管理中的重大问题进行决策。

第九条公司市场部是销售推广资料归档管理工作的归口牵头部门，全面负责资料的日常归档与管理工作，具体职责包括：制定资料归档的分类标准、建立规范与更新要求；组织各部门开展资料的收集与归档；指定专人担任资料管理员，负责电子与纸质资料的日常管理；牵头开展资料的动态更新与版本管控；审核资料的借阅、使用与复制申请；建立资料管理台账，定期开展资料盘点。

第十条公司销售部负责配合市场部开展推广资料的收集与归档，具体职责包括：及时将市场拓展、客户开发过程中收集的行业资料、客户反馈资料、竞品资料等提交资料管理员归档；将一线销售过程中产生的客户推介资料、合作案例资料等整理后提交归档；反馈推广资料的使用问题与更新需求。

第十一条公司技术中心、产品研发部负责提供技术类推广资料的编制与归档，具体职责包括：编制产品技术参数、检测报告、环保认证、技术解决方案等技术资料；随产品迭代及时更新技术资料，并提交资料管理员归档；配合市场部核实推广资料中的技术信息，确保准确无误。

第十二条公司品牌部、设计部负责提供品牌与视觉类推广资料的编制与归档，具体职责包括：编制品牌宣传资料、产品宣传册、海报、短视频脚本等原创视觉资料；对资料进行版权登记并提交归档；随品牌升级、产品更新及时优化视觉资料并提交更新归档。

第十三条公司招投标部负责招投标相关推广资料的收集与归档，具体职责包括：整理招投标文件、标书模板、中标案例、招投标资质资料等；将招投标相关资料按要求整理后提交资料管理员归档；配合销售部提供招投标资料的使用支持。

第十四条公司行政部负责推广资料归档管理的后勤保障，具体职责包括：负责资料存储场地的规划与维护，保障纸质资料的存储安全；配合市场部采购资料存储所需的软硬件设备；对资料印制、装订等工作提供后勤支持。

第十五条资料管理员作为销售推广资料归档管理的直接责任人，具体职责包括：负责资料的收集、整理、分类、归档、存储；建立并维护资料管理台账，记录资料的归档、使用、更新、销毁等情况；及时更新资料内容，做好版本管控；审核资料借阅、使用申请，办理相关手续；定期开展资料盘点，确保电子与纸质资料的一致性；负责资料的保密与安全管理。

第十六条公司所有员工均有义务将工作中编制、收集的销售推广资料及时提交资料管理员归档，同时负有资料保密的义务，严禁泄露、传播公司核心推广资料，严禁擅自修改、删除、复制归档资料。

第三章归档范