采购需求分析与供应商评估表.docVIP

适用工作场景与阶段

本工具适用于企业各类采购项目的前期规划与供应商筛选阶段，具体场景包括但不限于：新产品研发物料采购、办公设备批量补货、年度框架协议供应商选定、紧急采购需求评估等。通过系统化分析采购需求并量化评估供应商能力，可帮助采购团队明确采购目标、筛选优质合作方，降低采购风险，提升采购效率与质量，尤其适用于跨部门协作（如使用部门、技术部门、财务部门与采购部门联动）的复杂采购项目。

详细操作步骤指引

步骤一：明确采购目标与范围

操作要点：首先确认采购项目的核心目标（如成本控制、质量优先、交付及时或技术创新），明确采购标的（产品/服务）的具体范围（如品类、规格、技术参数等），界定采购预算上限、交付周期及质量验收标准。

示例：若为“办公电脑批量采购”，需明确目标为“满足员工办公功能需求，预算控制在5000元/台内，30天内交付，质保期≥3年”。

步骤二：多维度收集需求信息

操作要点：联合使用部门、技术部门、财务部门等关键方，通过需求调研表、访谈、会议等方式收集需求细节，保证需求全面、无遗漏。

收集内容：

使用部门：功能需求（如电脑需配置独立显卡）、数量、使用场景；

技术部门：技术参数（如CPU型号、内存容量）、兼容性要求、质量标准；

财务部门：预算上限、付款方式（如分期/一次性）、成本控制建议；

其他：环保要求、包装标准、售后服务需求等。

步骤三：结构化分析采购需求

操作要点：将收集的需求信息分类整理，形成结构化的采购需求清单，明确“必须满足项”与“可协商项”，避免需求模糊或冲突。

分析维度：

需求属性：区分标准品（如通用办公文具）与非标品（如定制化设备）；

需求优先级：标注核心需求（如交付时间）与次要需求（如外观颜色）；

需求关联性：明确需求之间的逻辑关系（如A参数达标是B参数实现的前提）。

步骤四：制定供应商筛选标准

操作要点：基于采购需求，从资质、能力、合作意愿等维度设定供应商准入门槛，保证初步筛选的供应商具备基本履约能力。

筛选标准示例：

资质要求：营业执照经营范围包含相关品类，ISO9001质量体系认证，特定行业需具备行业资质（如医疗器械生产许可证）；

能力要求：近3年同类项目供货经验≥2例，产能匹配需求（如月产能≥采购量的1.5倍），财务状况无严重亏损；

排除条款：存在重大商业纠纷、被列入经营异常名录或失信名单的供应商一票否决。

步骤五：实施供应商初步评估

操作要点：通过公开渠道（如企业官网、招投标平台）或定向邀请收集供应商信息，对照筛选标准进行初筛，形成候选供应商名单（建议3-5家）。

评估方式：

资质文件审核：核查营业执照、资质证书、业绩合同等材料的真实性与有效性；

背景调查：通过行业协会、第三方信用平台等知晓供应商信誉与履约记录。

步骤六：开展供应商详细评估

操作要点：对候选供应商采用量化打分法（百分制）进行多维度评估，保证评估客观、可追溯。评估维度需与采购需求强关联，并设定各维度权重（可根据采购类型调整）。

核心评估维度及权重参考：

价格竞争力（30%）：对比各供应商报价，低于预算下限需说明合理性，高于预算上限需扣分；

质量保障（25%）：质量体系认证情况、不良品率控制措施、质检流程完善度；

交付能力（20%）：生产周期、物流方案、应急交付预案（如延迟交付的补救措施）；

服务水平（15%）：售后响应时间（如24小时内上门）、技术支持能力、培训服务；

合作潜力（10%）：技术创新能力、长期合作意愿、付款条件灵活性。

步骤七：汇总评估结果并输出

操作要点：汇总各供应商打分结果，结合“必须满足项”达标情况，形成供应商评估报告，明确推荐供应商及备选方案，按流程报批后启动商务谈判或采购订单下达。

输出内容：采购需求分析表、供应商评估表、评估报告（含结论与建议）、审批记录。

核心模板表格设计

表一：采购需求分析表

需求基本信息

内容

需求名称

例：2024年Q3办公电脑批量采购

需求编号

CG-202409-001

提出部门

人力资源部

需求提出人

*工

联系方式

（内部通讯录可查）

需求详情

采购标的

台式电脑（非游戏设计用途）

规格型号要求

CPU：i5-12400；内存：16GB；硬盘：512GBSSD；显卡：集成显卡

需求数量

50台

质量标准

符合国家3C认证，开机无亮点、无坏道，预装正版操作系统

交付时间

下单后30个自然日内送达指定地点（公司总部）

预算金额

单价≤5000元，总计≤25万元

付款方式

验收合格后30天内付全款

需求背景与目的

因公司规模扩张，新入职员工需配备办公电脑，保证日常办公效率

相关附件

《办公电脑配置明细表》《质量验收标准》

审批流程

使用部门审核→技术部门确认→财务部门复核→采购部审批→总监签字

表二：供应商评估表

供应商基本信息

内容

供应商名称

科技有限公司

联系人

*经理