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采购需求申请与审批综合工具箱

一、适用场景与业务背景

本工具箱适用于企业内部各部门（如行政部、技术部、生产部、市场部等）因业务开展需要，提出各类采购需求时的标准化申请与审批管理。具体场景包括但不限于：

日常办公物资采购：如文具、耗材、设备配件等常规补给需求；

项目专项采购：如研发项目所需原材料、测试设备，或市场推广活动物料等；

固定资产采购：如电脑、服务器、生产机械等价值较高的长期资产添置；

应急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的紧急采购需求。

通过规范流程，保证采购需求合理、审批高效、资源利用合规，降低运营风险。

二、标准化操作流程指南

步骤1：需求部门发起申请

操作人：需求部门经办人（*）

动作：

明确采购需求：根据业务目标确定采购物资/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间等核心信息；

编制预算：结合市场价格及公司财务制度，预估采购金额，保证预算符合部门年度预算额度；

填写《采购需求申请表》（见模板1），附上相关支撑材料（如技术参数表、市场询价单、项目立项审批页等）。

步骤2：部门负责人初审

操作人：需求部门负责人（*）

动作：

审核需求必要性：确认采购需求是否为业务开展所必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；

审核预算合理性：对照部门预算及公司定价标准，评估金额是否合理，有无超预算风险；

审核材料完整性：检查申请表及附件是否填写完整、数据准确。

结果：通过则流转至采购部门；驳回则反馈需求部门修改完善。

步骤3：采购部门复核

操作人：采购主管（*）

动作：

需求合规性检查：确认采购内容是否符合公司《采购管理制度》（如是否属于集中采购目录、是否需要招标等）；

市场调研（非紧急/小额采购）：对常规物资进行比价，保证价格公允；对复杂或高价值采购，启动供应商寻源流程；

资源匹配评估：结合库存情况，确认是否需要采购或可从现有库存调拨。

结果：通过则进入审批流程；不通过则反馈需求部门调整需求或补充材料。

步骤4：分级审批执行

操作人：按审批权限划分的各级负责人（*）

审批权限示例（根据企业实际情况调整）：

金额≤5000元：采购主管审批；

5000元＜金额≤20000元：采购总监审批；

金额＞20000元：总经理审批；

涉及固定资产或战略物资：需增加分管副总会签。

动作：审批人根据需求重要性、预算情况签署审批意见，通过后采购部门启动采购执行。

步骤5：采购过程跟踪与反馈

操作人：采购专员（*）

动作：

供应商选择：根据审批结果通过招标、询价或单一来源方式确定供应商；

合同签订：与供应商签订采购合同（明确质量标准、交付时间、付款方式等），合同需经法务部门（如有）审核；

进度跟踪：实时跟踪订单生产/发货进度，保证按期交付；

结果反馈：采购完成后，将供应商信息、合同号、交付时间等同步至需求部门。

步骤6：验收与归档

操作人：需求部门经办人（）、采购专员（）

动作：

物资验收：需求部门按采购合同及技术标准进行验收，填写《验收确认单》；

问题处理：验收不合格的，及时联系供应商退换货，并记录原因；

资料归档：采购申请表、审批记录、合同、验收单等整理存档，保存期限不少于3年。

三、核心模板工具清单

模板1：采购需求申请表

字段名称

填写说明

示例

申请部门

需求所属部门全称

技术部

申请人

需求经办人姓名（*）

张*

联系方式

申请人办公电话

8888XXXX

采购日期

提交申请的日期

2023-10-08

物资/服务名称

具体采购内容（需明确规格型号）

ThinkPadX1Carbon笔记本i7款

规格型号及技术参数

详细描述物资功能、技术标准（可附页）

16G内存/512G固态硬盘/银色

单位

采购计量单位

台

数量

需求数量

2

预算单价（元）

单个物资预估金额

8500.00

预算总价（元）

数量×单价

17000.00

资金来源

对应预算科目（如：办公经费/项目研发费/专项采购费）

项目研发费

采购用途

详细说明采购原因及使用场景

新员工入职设备配置

期望交付日期

要求供应商完成交付的日期

2023-10-20

紧急程度

□常规□紧急□特急（紧急需说明原因）

□常规

附件清单

支撑材料名称（如：技术参数页、市场询价截图、项目批文等）

技术参数说明书V2.1

部门负责人意见

签字：__________日期：__________（审核需求必要性及预算）

（签字）2023-10-09

模板2：审批流程跟踪表

流程节点

审批人/部门

审批意见

审批时间

备注

部门初审

技术部负责人*

同意，按流程推进

2023-10-09

采购部门复核

采购主管*

建议比价后确定供应商

2023-10-10

已附3家供应商报价单

采购总监审批

采购总监*

同意，预算内执行

2023-10-11

总经理审批

总经理*