行政工作处理与档案管理工具.docVIP

行政日常事务处理与档案管理工具

一、适用工作场景

本工具适用于各类组织机构的行政管理部门，用于系统化处理日常办公事务及规范管理档案资料，具体场景包括：

日常事务统筹：如会议安排、办公用品申领、访客接待、文件流转等行政事务的登记与跟踪；

档案分类归档：对组织内部的制度文件、合同协议、会议纪要、员工资料等具有保存价值的材料进行分类、编号与存储；

跨部门协作支持：为其他部门提供档案查阅、事务办理进度查询等服务，保证信息传递准确高效；

历史资料追溯：通过规范的档案管理，快速调取过往事务处理记录或文件资料，支持复盘分析与决策参考。

二、操作流程详解

（一）日常事务处理流程

事务发起与登记

事务发起人填写《行政日常事务登记表》，明确事务类型（如“会议组织”“物品申领”）、具体内容、紧急程度、预期完成时间及关联部门/人员。

行政专员收到表格后，1个工作日内审核信息完整性，对不符合要求的（如缺少关键信息）退回补充；审核通过后，在表格中标注受理编号及受理时间。

任务分配与执行

行政专员根据事务类型分配任务，例如“会议室预约”对接后勤部门，“文件复印”对接文印岗，并在登记表中记录负责人及联系方式。

负责人需在预期完成时间内推进事务，执行过程中遇问题及时反馈，如需调整时间需在登记表中注明原因及新完成时间。

结果确认与归档

事务完成后，发起人确认结果并在登记表“完成情况”栏签字确认；行政专员同步更新事务状态为“已办结”，并将表格归入“事务处理档案”类别。

（二）档案管理流程

档案收集与分类

各部门在每月最后一个工作日，将本月需归档的文件（如部门工作计划、会议纪要、合同复印件等）提交至行政部，填写《档案交接清单》双方签字确认。

行政部根据文件性质将档案分为五大类：A类（综合管理，如制度、通知）、B类（人事信息，如员工名册、入职材料）、C类（财务凭证，如报销单、预算表）、D类（业务合同，如合作协议、服务合同）、E类（项目资料，如项目方案、总结报告），并在档案袋/文件夹标注类别名称。

档案编号与登记

每份档案采用“类别代码-年份-流水号”编号规则，例如“A-2024-001”表示2024年综合管理类第1份档案。

将编号信息录入《档案分类目录表》，记录档案名称、编号、形成日期、页数、存放位置（如“档案柜-1层-3格”）及经手人。

档案存储与保管

纸质档案存入符合防火、防潮、防虫要求的专用档案柜，电子档案备份至加密服务器，定期检查存储状态（如每季度检查一次纸质档案是否受潮，电子档案是否可正常读取）。

涉密档案（如未公开的合同、人事调整文件）单独存放，设置访问权限，仅行政部负责人及指定人员可查阅。

档案查阅与借阅

内部员工因工作需要查阅档案时，填写《档案查阅申请表》，注明档案名称、编号、查阅用途及所需时间，经部门负责人签字后提交行政部。

行政部核对申请信息，属一般档案的当场提供；涉密档案需经行政负责人审批，查阅时由行政专员全程陪同，查阅后归还并在申请表记录查阅日期。

档案原则上不外借，确需借出的须经部门负责人及行政负责人双重审批，借阅期限不超过3个工作日，到期未归还的及时催收。

三、工具模板示例

表1：行政日常事务登记表

事务编号

事务类型

具体内容

紧急程度

发起人

受理时间

负责人

预期完成时间

完成情况

签字确认

XR202405001

会议组织

5月10日14:00-16:00召开部门周例会，需预订会议室并通知参会人员

普通

*经理

2024-5-6

*助理

2024-5-9

已完成

*经理

XR202405002

办公用品申领

申领A4纸10包、签字笔20支

紧急

*专员

2024-5-7

*文员

2024-5-7

已完成

*专员

表2：档案分类目录表（示例）

档案编号

档案名称

类别

形成日期

页数

存放位置

经手人

备注

A-2024-005

2024年行政管理制度汇编

A类

2024-3-15

120

档案柜-1层-1格

*主管

含修订版

B-2024-012

新员工入职登记表（4月）

B类

2024-4-30

25

档案柜-2层-2格

*助理

按部门排序

D-2024-003

办公设备采购合同

D类

2024-2-20

15

档案柜-3层-1格

*经理

含附件

表3：档案查阅申请表

申请人

部门

查阅日期

档案编号

档案名称

查阅用途

部门负责人签字

行政负责人审批

归还日期

查阅人签字

*职员

市场部

2024-5-8

D-2024-003

办公设备采购合同

制作季度费用报表

*总监

是

2024-5-8

*职员

四、使用要点提示

信息准确性：事务登记及档案录入时，需保证名称、日期、编号等信息无误，避免因信息错误导致查找困难或事务延误。

保密原则：对涉密档案严格执行查阅权限管理，禁止擅自复制、摘抄或外传，电子档案需设置访问密码并定期更新。

存