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印章管理制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁等管理行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范经营风险，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构的所有印章管理活动。公司各类印章的刻制、启用、保管、用印、变更、缴销等行为，均须遵守本制度规定。

第三条基本原则

印章管理遵循“统一管理、分级负责、专人保管、规范用印”的原则，确保每一枚印章的使用都有据可查、权责清晰。

第二章印章的分类与管理职责

第四条印章分类

公司印章包括但不限于以下类型：

1.公司公章：用于以公司名义发出的正式文件、合同、协议、证明等具有法律效力的文书；

2.法定代表人印章：用于需法定代表人签章的文件、报表、合同等；

3.财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、票据出具等财务活动；

4.合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议；

5.部门专用章：各部门在授权范围内开展内部管理、业务沟通时使用；

6.其他专用印章：如发票专用章、项目专用章等，按其特定用途使用。

第五条管理部门

1.公司行政部为印章管理的归口部门，负责印章的统一刻制、启用登记、缴销备案及制度执行监督；

2.各印章使用部门指定专人负责印章的日常保管与用印申请初审，对用印的真实性、合规性负责。

第三章印章的刻制与启用

第六条印章刻制

1.公司各类印章的刻制须由使用部门提出申请，经行政部审核、公司领导批准后，由行政部统一到公安机关指定单位刻制；

2.严禁任何部门或个人私自刻制、伪造公司印章。

第七条印章启用

1.新印章刻制完成后，行政部需登记印章名称、样式、刻制日期、保管部门及保管人信息，建立《印章管理台账》；

2.启用前，行政部应发布印章启用通知，明确印章的使用范围、保管人及生效日期；

3.启用仪式（如需）由行政部组织，确保相关部门知晓印章启用事宜。

第四章印章的保管

第八条保管要求

1.印章保管实行“专人负责制”，保管人须为公司正式员工，责任心强、工作严谨；

2.印章应存放于保险柜或带锁文件柜中，严禁随意放置或交由他人代管；

3.保管人离职、调岗或休假时，须办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由部门负责人监交并报行政部备案。

第九条保管人职责

1.严格按照用印流程审核用印申请，对不符合规定的用印需求有权拒绝；

2.定期检查印章状态，确保印章完好、清晰；

3.发现印章遗失、被盗或损坏时，立即向部门负责人及行政部报告，并协助采取补救措施。

第五章印章的使用

第十条用印原则

1.“先审批、后用印”原则：所有用印均须履行审批程序，未经批准不得用印；

2.“一事一用”原则：一份文件或材料对应一次用印申请，严禁批量用印或模糊用印；

3.“当面用印”原则：用印时保管人须在场监印，严禁将印章带离保管场所或交由他人代为用印（特殊情况除外，见第十一条）。

第十一条用印流程

1.常规用印：

申请人填写《用印申请表》，注明用印事由、文件名称、份数及接收单位；

部门负责人审核用印的必要性与合规性；

分管领导或法定代表人根据权限审批（如合同类需法务部审核）；

保管人核对审批手续无误后，在文件指定位置规范用印，并登记《用印登记簿》。

2.紧急用印：

因特殊情况需紧急用印时，申请人可通过电话、邮件等方式向审批人请示，事后补全书面审批手续；

紧急用印须由部门负责人以上层级领导批准，并在《用印登记簿》中注明“紧急用印”及原因。

第十二条用印规范

1.印章印迹应清晰、完整，位置端正，不得压盖文字或签名；

2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上用印；

3.对外文件用印后，保管人需留存文件复印件或扫描件，与《用印申请表》一并归档，保存期限不少于三年。

第六章印章的变更与缴销

第十三条印章变更

1.因公司名称变更、印章损坏或样式调整等原因需更换印章时，由使用部门提出申请，经行政部审核、公司领导批准后，按本制度第六条规定重新刻制；

2.新印章启用前，原印章须按本制度第十四条规定办理缴销手续。

第十四条印章缴销

1.作废、停用的印章，由保管部门填写《印章缴销申请表》，经行政部审核后，由行政部统一封存或销毁；

2.销毁印章时，须有行政部、财务部及相关部门人员在场，填写《印章销毁记录表》，注明销毁时间、方式及监销人；

3.需留存的废旧印章，由行政部登记后封存于公司档案室。

第七章责任追究

第十五条违规处理

1.对违反本制度规定，私自刻制、伪造印章的，一经发现立即移交公安