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非营利性组织印章保管.使用制度

第一章总则

第一条依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国印章管理条例》等法律法规，以及XX集团母公司关于企业印章管理的相关规定，结合公司内部风险防控与业务规范化需求，为进一步规范非营利性组织印章的保管和使用，明确管理责任，防范印章管理风险，特制定本制度。本制度旨在通过明确印章保管、使用、审批、监督等环节的管理要求，确保印章管理工作的合规性、安全性和有效性，维护组织声誉与合法权益。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖非营利性组织公章、财务专用章、合同专用章等各类印章的保管、使用、变更、销毁等全流程管理。具体适用场景包括但不限于：组织章程修订、项目资金申请、协议签署、对外函件处理、资产处置等涉及印章使用的业务活动。

第三条本制度中的核心术语定义如下：

（一）“XX专项管理”指本制度针对非营利性组织印章所建立的全流程、系统化管理体系，包括风险识别、制度制定、执行监督、责任追究等环节。

（二）“XX风险”指因印章保管不当、使用违规、审批不严等行为可能导致的法律纠纷、经济损失、声誉损害等潜在风险。

（三）“XX合规”指印章管理活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部制度要求，确保印章使用行为的合法性、合理性。

第四条非营利性组织印章专项管理应遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖原则：印章管理覆盖所有印章种类及使用场景，确保无死角、无漏洞。

（二）责任到人原则：明确各级管理主体和执行岗位的印章管理职责，实现责任可追溯。

（三）风险导向原则：聚焦印章管理中的高风险环节，强化风险防控措施。

（四）持续改进原则：定期评估印章管理有效性，动态优化管理机制。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对非营利性组织印章专项管理承担第一责任人的领导责任，负责组织架构、制度体系及资源保障的全面统筹；分管领导承担直接责任，负责专项管理制度的落地执行、风险监督及考核评价。

第六条公司设立非营利性组织印章专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，牵头部门负责人、专责部门负责人及下属单位代表为成员。领导小组统筹协调印章管理工作的重大事项，行使决策审批、监督评价、应急处置等职能，定期召开会议审议印章管理报告。

第七条领导小组下设办公室（设在XX部门），负责日常工作推进，具体职责包括：组织制度修订、协调跨部门协作、汇总管理情况、落实领导小组决议等。

第八条牵头部门（XX部门）作为印章专项管理的归口管理部门，负责：

（一）统筹制定和完善印章管理制度，组织业务培训与宣贯；

（二）牵头开展印章使用需求的合规性审核，监督审批流程执行；

（三）定期排查印章管理风险点，提出优化建议；

（四）管理印章台账，记录使用情况及变更信息。

第九条专责部门（XX部门）作为业务合规支持部门，负责：

（一）审核印章使用与业务场景的匹配性，优化审批流程；

（二）参与重大印章使用事件的合规调查，提出处置建议；

（三）协助牵头部门开展印章风险处置，提供专业支持。

第十条业务部门及下属单位作为印章使用的实施主体，负责：

（一）落实本领域印章使用要求，开展日常风险防控；

（二）提交印章使用申请，确保用途合法合规；

（三）配合专项检查，及时整改印章管理问题。

第十一条基层执行岗位员工作为印章操作的直接责任人，应履行以下义务：

（一）签署岗位合规承诺书，明确印章使用规范；

（二）发现印章管理异常时及时上报，不得隐瞒或拖延；

（三）严格执行审批流程，不得擅自操作或越权使用印章。

第三章专项管理重点内容与要求

第十二条印章保管规范。印章应设置专用保管箱（柜），由专人双锁保管，做到“人走章锁”；保管人应定期核对印章状态，防止磨损、遗失或被盗用。

第十三条印章使用审批。印章使用需经业务部门负责人审批、牵头部门复核后报领导小组备案；涉及重大事项（如资金拨付、对外协议）的，需经分管领导审批。严禁无审批或超权限使用印章。

第十四条印章使用范围。公章用于组织章程修订、对外签署协议等重大事项；财务专用章用于资金收付凭证；合同专用章用于签署业务合同；各类印章不得混用或挪作他用。

第十五条特殊事项管理。涉及法律诉讼、紧急救助等特殊情况的，可在紧急情况下先行使用印章，但须在事后两日内补办审批手续；因印章保管人不在岗需临时借用时，需经领导小组批准并全程记录。

第十六条印章变更与销毁。印章刻制、变更需向领导小组报备并备案；印章遗失或损毁时，使用部门应立即上报并说明原因，经调查核实后按程序申请重新刻制；废止印章需履行销毁手续，并存档记录。