行政工作处理与文档管理标准化手册.docVIP

行政事务处理与文档管理标准化手册

前言

为规范公司行政事务处理流程，统一文档管理标准，提高工作效率，保证行政工作有序开展，特制定本手册。本手册适用于公司各部门及全体员工的行政事务操作与文档管理行为，旨在通过标准化流程减少操作偏差，保障信息传递准确性与档案完整性。

一、会议管理标准化流程

（一）适用场景与业务范围

本模块适用于公司各类会议的组织、召开及后续管理，包括但不限于：部门例会、项目推进会、跨部门协调会、外部合作会议及临时性工作会议。

（二）会议筹备标准化操作流程

会议发起与审批

发起人：根据工作需要，由部门负责人*或会议主办人填写《会议申请表》，明确会议主题、目的、时间（建议时长不超过2小时）、地点（线上需注明会议平台及）、参会人员范围及议程初步框架。

审批流程：部门负责人审核会议必要性→行政部确认场地/资源availability→分管领导*审批（涉及跨部门或外部参会人员需提前3个工作日提交）。

会前准备

材料准备：会议发起人需提前1个工作日将会议议程、相关背景材料（如PPT、数据报表）发送至行政部，由行政部统一整理并提前24小时分发至参会人员（线上会议提前至会议平台共享区）。

场地与设备：行政部*根据审批结果布置会场，保证投影仪、麦克风、白板等设备正常；线上会议需提前测试平台稳定性，并发送参会指南。

通知确认：会议召开前4小时，行政部*通过邮件/企业向参会人员发送最终会议通知，附议程及材料，并确认参会情况。

（三）会议召开与记录规范

会议组织

主持人：按会议议程主持会议，控制各环节时间，避免偏离主题；需引导参会人员围绕议题发言，保证讨论高效。

签到管理：线下会议由行政部负责签到，线上会议通过会议平台“签到”功能或在线文档实时统计，会后1小时内提交《参会签到表》至行政部存档。

会议记录

记录人：由会议发起部门指定专人担任（若未指定，由行政部*安排），需全程记录会议决议、行动项（含负责人、完成时限）、待解决问题及关键讨论内容。

纪要撰写：会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人（部门负责人*）审核无误后，发送至全体参会人员及相关部门抄送，并在企业“会议存档”板块发布。

（四）会议后续跟进与档案管理

行动项跟踪

会议纪要中明确的行动项，负责人需在截止日前1天反馈进度至行政部；行政部每周汇总行动项完成情况，形成《会议行动项跟踪表》提交分管领导*。

档案归档

会议档案包括：《会议申请表》《参会签到表》《会议纪要》及相关材料，由行政部*在会议结束后3个工作日内整理归档，按“年份-月份-会议类型”编号（如202405-部门例会-001），保存期限不少于3年。

（五）会议管理执行要点与风险提示

执行要点：会议主题需聚焦，避免临时增议；材料提前分发保证参会人员充分准备；行动项需明确“责任人+时限”，避免模糊表述。

风险提示：未经审批不得召开临时会议；线上会议需开启“等候室”功能，保证无关人员无法进入；涉密会议需签署《保密承诺书》，禁止私自录音或外传材料。

二、印章管理标准化流程

（一）适用场景与业务范围

本模块适用于公司公章、合同章、财务专用章等各类印章的使用、保管及登记管理，涵盖合同签署、证明文件出具、函件盖章等场景。

（二）印章保管与使用规范

印章保管

保管责任：公章、合同章由行政部指定专人保管（保管人需签订《印章保管责任书》），财务专用章由财务部指定专人保管，实行“专人专柜、双人双锁”管理，非工作时间存放于带密码锁的保险柜中。

保管要求：印章保管人需定期检查印章完好性（每月1次），发觉损坏或遗失需立即报告行政部及分管领导，并按流程申请补刻。

用印申请与审批

申请流程：用印人填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用途、经办人及部门，附需盖章文件电子版/纸质版；经部门负责人审核→行政部（或财务部）核验文件内容合规性→分管领导审批（对外合同或重要文件需经总经理*审批）。

特殊用印：如需携带印章外出（如异地签约），需由保管人陪同，填写《印章外出使用登记表》，注明外出时间、地点、事由及归还时间，经总经理*审批后方可执行。

印章使用与登记

使用规范：用印时需核对《印章使用申请表》与文件内容一致，确认无误后在指定位置清晰盖章，避免重叠或模糊；一份文件如需多次盖章，需在《印章使用登记表》中逐次记录。

登记要求：每次用印后，保管人需在《印章使用登记表》中记录用印日期、文件名称、份数、申请人、审批人及归还时间，电子版同步登记至印章管理系统，保证登记信息与实际用印一致。

（三）印章管理标准化模板

表1：印章使用申请表

申请部门

申请人

联系方式

用印文件名称

文件编号

份数

用途说明（附文件内容摘要）

部门负责人*意见：

签名：

日期：

行政部/财务部核验意见：

签名：

日期：

分管领导/总经理审批：

签名：

日期：

表2