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合同管理文件审批与存档规范流程

一、适用范围与工作场景

本规范适用于公司各类业务合同的审批、签订、执行及存档管理全流程，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等具有法律约束力的书面协议。适用场景包括：

业务部门发起新合同审批时，需通过标准化流程完成多部门审核；

法务部门对合同条款合规性进行把控时，作为审核依据；

财务部门对合同涉及的资金支付、税务条款进行审核时，遵循规范要求；

合同签订后，需按统一标准进行分类、编号、归档，保证后续查阅与追溯；

合同履行完毕或发生变更、解除时，涉及文件补充与存档管理。

二、全流程操作指引

（一）合同发起与资料准备

发起主体：业务部门经办人（某某）根据业务需求，作为合同发起人。

资料准备：

收集合作方主体资格材料（营业执照复印件、法定代表人证件号码明等，需加盖合作方公章）；

拟定合同文本，明确合同主体、标的、数量、质量、价款（或报酬）、履行期限、地点、方式、违约责任、争议解决方式等核心条款；

附业务需求说明（如采购需求、服务范围等）、技术规格书（如涉及）、报价单等支撑材料。

系统录入：在公司OA或合同管理系统中创建合同审批流程，合同文本及支撑材料，填写合同基本信息（合同名称、编号、合作方名称、合同金额、签订期限等）。

（二）部门初审（业务部门负责人审核）

审核内容：

业务需求真实性：合同内容是否与实际业务需求一致，是否存在虚构业务或超范围经营；

条款完整性：核心条款是否齐全，如价款、履行期限、违约责任等是否明确；

资料完整性：是否已收集合作方主体资格材料及业务支撑材料。

操作要求：

初审通过：在系统中“同意”，流转至下一审核环节（法务部门）；

初审不通过：退回发起人，注明修改意见（如“合作方营业执照过期，需更新”“付款方式不明确，需补充”），发起人修改后重新发起。

时限要求：1个工作日内完成审核。

（三）法务合规审核

审核内容：

合法性：合同主体是否具备民事行为能力，条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规；

风险防控：是否存在不公平、显失公平条款，违约责任是否明确且合理，争议解决方式（诉讼/仲裁）是否约定清晰；

措辞规范性：合同文本是否表述准确、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊词汇。

操作要求：

审核通过：在系统中签署审核意见，流转至财务部门；

审核不通过：出具《合同审核意见书》，列明具体法律风险点及修改建议（如“争议解决方式未明确管辖法院，需补充”“违约责任上限超过法定标准，需调整”），业务部门根据意见修改后重新提交法务审核。

时限要求：2个工作日内完成审核（复杂合同可延长至3个工作日，需提前告知发起人）。

（四）财务审核

审核内容：

资金条款：价款（或报酬）是否合理，支付方式（预付款、进度款、尾款比例）、支付节点是否与合同履行进度匹配；

税务合规：是否明确税费承担方，发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开具时间是否符合财务制度；

预算匹配：合同金额是否在部门年度预算范围内，超预算合同是否已履行预算调整审批。

操作要求：

审核通过：在系统中签署“同意”意见，流转至分管领导审批；

审核不通过：退回业务部门，说明修改理由（如“支付节点早于供货节点，存在资金风险”“未约定发票开具时间，需补充”），业务部门修改后重新提交。

时限要求：1个工作日内完成审核。

（五）领导审批

审批层级：根据合同金额及重要性确定审批人，具体标准

金额≤5万元：部门负责人审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元：总经理审批。

审批内容：

业务战略匹配：是否符合公司年度经营目标及业务发展方向；

成本效益分析：合同投入产出比是否合理，是否存在更优合作方案；

重大风险把控：对涉及公司核心利益的重大合同（如战略合作、大额采购），重点关注合作方资质、履约能力等。

操作要求：

审批通过：在系统中签署“同意”意见，流转至用印管理环节；

审批不通过：退回业务部门，说明审批意见（如“合作方履约能力不足，需补充尽职调查”“合同条款与公司战略不符，需重新协商”），业务部门调整后重新发起流程。

时限要求：1-3个工作日内完成审批（根据审批层级调整）。

（六）用印管理

用印申请：业务部门经办人凭已审批通过的《合同审批单》及最终版合同文本，向行政部（或综合管理部）提出用印申请，填写《用印登记表》。

用印审核：行政部核对《合同审批单》审批流程是否完整、合同文本是否与审批版本一致、用印份数是否符合规定（通常一式两份，甲乙双方各执一份；多份合同的需注明“正本X份，副本X份”）。

用印执行：核对无误后，加盖公司公章或合同专用章（严禁在空白合同或未审批合同上用印），用印人需在《用印登记表》签字确认。

（七）合同签订与分发

签订主体：由公司法定代表人或其授权委托人（需附《授权委托书》）与合作方签订合同，签订人需核对合作