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档案管理办法细则

第一章总则

第一条制定目的

为进一步规范公司档案管理工作，细化档案收集、整理、归档、保管、利用、鉴定、销毁等全流程操作标准，明确各部门、各岗位档案管理职责，防范档案丢失、损毁、篡改、泄露等风险，保障档案的真实性、完整性、安全性和可用性，充分发挥档案在公司经营管理、决策参考、合规审计、历史追溯中的重要作用，结合公司实际，制定本细则。

第二条适用范围

本细则适用于公司全体员工及各部门、各分支机构的所有档案管理活动，涵盖公司在生产经营、行政管理、人力资源、财务审计、业务开展、项目建设、合规风控等各项工作中形成的全部档案资料，包括纸质档案、电子档案、声像档案、实物档案等各类档案载体，覆盖档案从形成、收集到销毁的全生命周期管理。

第三条核心原则

真实合规原则：档案内容必须真实、客观、准确，与实际工作情况一致，形成过程符合国家法律法规、行业规范及公司规章制度，严禁伪造、篡改、编造档案资料。

完整系统原则：档案收集需全面覆盖各项工作，确保档案资料齐全、完整，能够完整反映工作开展的全过程；档案整理需分类科学、条理清晰，实现档案内容的系统衔接。

安全保密原则：建立健全档案安全保密管理制度，落实安全防护措施，防范档案丢失、损毁、被盗、篡改、泄露等风险，严格控制档案查阅、利用权限，确保档案安全。

规范有序原则：档案管理各环节严格按照本细则规定操作，明确操作标准、流程和责任，实现档案收集、整理、归档、保管、利用等工作规范化、标准化、有序化。

便捷利用原则：在保障档案安全保密的前提下，优化档案管理流程，完善档案检索体系，提升档案利用效率，为公司各项工作提供便捷、高效的档案服务。

全程管控原则：对档案从形成、收集、整理、归档、保管、利用、鉴定到销毁的全生命周期进行全程管控，明确各环节责任，确保档案管理工作闭环。

第四条管理职责

（一）档案管理部门

作为公司档案管理的归口管理部门，主要职责包括：负责本细则的制定、修订、宣传及落地执行；负责统筹公司各类档案的集中管理工作，指导各部门开展档案收集、整理、归档等工作；负责档案库房的建设、管理及安全防护，落实防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防损毁、防篡改、防泄露等措施；负责档案的保管、检索、利用、鉴定、销毁等工作，建立健全档案管理台账；负责电子档案的备份、存储、安全管理，确保电子档案与纸质档案一致；负责档案管理人员的培训、考核，提升档案管理专业能力；负责对接上级档案管理部门及相关单位，配合开展档案检查、核查等工作；负责处理档案管理过程中的异常情况，及时上报公司管理层。

（二）各业务部门

负责本部门档案的日常收集、初步整理、临时保管及移交归档工作；指定专人担任部门档案联络员，配合档案管理部门开展档案管理相关工作；严格按照本细则规定，及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，确保档案资料齐全、完整、真实；对本部门临时保管的档案进行妥善保管，落实安全防护措施，防范档案丢失、损毁；按照规定时间和要求，将整理规范的档案资料移交档案管理部门归档；配合档案管理部门开展档案利用、鉴定、核查等工作，提供相关协助；负责本部门员工档案管理知识的宣贯，督促员工规范留存、移交工作中形成的档案资料。

（三）档案管理人员

严格遵守本细则及公司档案管理相关规定，履行档案管理岗位职责；负责档案的收集、整理、归档、保管、检索、利用、鉴定、销毁等具体操作，确保操作规范、数据准确；负责档案库房的日常管理，检查安全防护措施落实情况，及时排查安全隐患；负责建立健全档案管理台账，做好档案登记、统计工作，确保账实一致；负责电子档案的备份、存储、更新，确保电子档案安全、可用；严格执行档案保密规定，控制档案查阅、利用权限，严禁擅自泄露档案内容；负责档案资料的维护、修复，对破损、霉变的档案及时进行处理；配合开展档案培训、检查、核查等工作，提供相关档案资料。

（四）全体员工

严格遵守公司档案管理相关规定，在工作中规范形成、留存各类档案资料，不得随意丢弃、损毁、篡改工作中形成的文件、资料；及时将工作中形成的档案资料移交本部门档案联络员或档案管理部门，不得私自留存、转借、转让公司档案；严格遵守档案保密规定，不得擅自查阅、复制、传播未授权的档案内容；配合档案管理部门及本部门开展档案收集、整理、归档、利用等工作。

第二章档案收集与整理

第五条档案收集范围

（一）行政管理类档案

包括公司设立、变更、注销相关文件，公司章程、管理制度、规章制度、通知公告、会议纪要、请示批复、工作总结、工作计划、述职报告、人事任免文件、办公会议记录、对外往来函件等。

（二）人力资源类档案

包括员工招聘资料、入职档案、劳动合同、薪酬福利资料、绩效考核资料、培训记录、考勤记录、离职档案、职称评定资料、奖惩文件、人事档案、社保公积金相关资料等。

（三）财务审计类档案

包括财务