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置业集团企业权证管理办法

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置业集团企业权证管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范置业集团（以下简称“集团”）及下属各子公司、项目公司（以下统称“各单位”）的权证管理工作，确保各类权证的合法取得、安全保管、规范使用及有效维护，保障集团资产安全与合法权益，防范经营风险，依据国家相关法律法规及集团内部管理制度，特制定本办法。

第二条定义

本办法所称权证，是指集团及各单位在生产经营活动中，依据国家法律法规规定，向政府相关主管部门申请并获得的，用以证明其对特定资产拥有所有权、使用权、经营权或其他法定权利的各类证明文件、证书、批文及权属证明等的统称。

第三条适用范围

本办法适用于集团总部及各单位在房地产开发、经营、管理等活动中涉及的各类权证的获取、保管、使用、变更、注销、归档等管理工作。

第四条基本原则

权证管理遵循以下原则：

（一）依法合规原则：严格遵守国家法律法规及地方政府相关规定，确保权证的取得和管理程序合法有效。

（二）统一领导、分级负责原则：集团对权证管理工作实行统一领导和监督，各单位负责具体实施和日常管理。

（三）安全完整原则：建立健全权证保管制度，确保权证实体安全和信息完整，防止遗失、损毁、篡改。

（四）动态管理原则：对权证的状态进行实时跟踪，及时办理变更、延续、注销等手续，确保权证的持续有效。

（五）权责清晰原则：明确各部门及相关人员在权证管理各环节的职责，确保责任落实到人。

第二章管理机构与职责

第五条集团管理部门

集团指定相关职能部门（如资产管理部或法务部，以下统称“集团权证管理部门”）作为权证管理的牵头部门，履行以下职责：

（一）制定和修订集团权证管理相关制度和操作指引。

（二）指导、监督和检查各单位的权证管理工作。

（三）组织集团层面重要权证的备案、清查和统计工作。

（四）协调处理跨单位、重大复杂的权证问题和纠纷。

（五）组织开展权证管理业务培训和经验交流。

第六条各单位管理部门

各单位应明确本单位权证管理的责任部门（以下简称“单位权证管理部门”），并指定专人（以下简称“权证管理员”）负责具体工作。单位权证管理部门及权证管理员履行以下职责：

（一）贯彻执行集团权证管理相关制度。

（二）负责本单位各类权证的申办、获取、登记、保管、使用、借阅、复印、扫描、变更、延续、年检、注销、归档等全过程管理。

（三）建立健全本单位权证管理台账，确保账实相符，并按要求向集团权证管理部门报送相关信息。

（四）监控权证的有效期，提前做好到期提醒及换证、续期准备工作。

（五）负责本单位权证相关档案资料的收集、整理、归档。

（六）定期对本单位权证进行自查，发现问题及时处理并向集团权证管理部门报告。

第七条相关业务部门职责

各单位的工程、营销、财务、综合等相关业务部门应配合权证管理部门，提供权证办理所需的资料信息，参与相关权证的申办过程，并对本部门业务范围内涉及的权证使用规范性负责。

第三章权证的分类与管理

第八条权证分类

根据权证的性质和用途，主要分为以下类别（可根据集团实际情况调整）：

（一）土地类：如国有土地使用证、土地出让合同及补充协议等。

（二）规划类：如建设项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。

（三）建设类：如建筑工程施工许可证、施工图审查合格书、建设工程质量监督书等。

（四）销售/预售类：如商品房预售许可证、商品房现售备案证明等。

（五）产权类：如不动产权证书（房屋所有权证、国有土地使用证合并）、他项权利证等。

（六）其他重要权证：如建设用地批准书、环境影响评价批复、消防验收合格证明、人防验收合格证明、竣工验收备案表、各类经营许可证等。

第九条权证的获取与初始登记

（一）各单位应根据项目开发进度和业务需求，由相关业务部门牵头，权证管理部门配合，及时向政府相关主管部门申请办理各类所需权证。

（二）权证办理过程中，应指定专人跟进，确保申报材料的真实、准确、完整，积极与政府部门沟通协调，争取早日取得权证。

（三）权证取得后，权证管理员应立即对权证的内容进行核对，确保与申请信息一致，发现问题及时与发证机关沟通解决。核对无误后，进行初始登记，录入权证管理台账，并扫描存档。

第四章权证的保管与使用

第十条权证的保管

（一）权证原件实行集中统一保管制度。原则上，重要权证原件由各单位权证管理部门指定专人（双人双锁或保险箱）负责保管。

（二）保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温等条件。

（三）建立权证保管登记册，详细记录权证名称、编号、取得日期、保管人等信息。保管人变更时，须办理严格的交接手续，并由部门负责人监交。

（四）电子扫描件应与原件保持一致，并进行加密备份存储，确保数据安全。

第十一条权证的使用与借阅

（一）因业务需要使用权证原件时，须履行借阅审批手续，经单位相关