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学校教学档案室建设具体标准管理制度与借阅规定细则文件

第一部分学校教学档案室建设具体标准管理制度

一、总则

（一）制定目的

为规范学校教学档案室建设与管理，加强教学档案资源的收集、整理、保管、利用和开发，保障教学档案的真实性、完整性、安全性和系统性，充分发挥教学档案在学校教学管理、教学研究、质量评估、师资建设及教育教学改革中的重要作用，依据国家档案管理相关法律法规及教育行政部门相关要求，结合本校教学工作实际，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于学校教学档案室的规划、建设、日常管理，以及全校各类教学档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等各项工作，覆盖学校教务处、德育处、各年级组、各教研组、全体任课教师及涉及教学档案相关工作的各类人员。

（三）核心原则

真实性原则：教学档案必须真实反映学校教育教学活动的全过程，内容真实、数据准确、手续完备，严禁伪造、篡改、损毁档案资料。

完整性原则：全面收集各类教学档案资料，做到不遗漏、不缺失，确保教学档案形成的连续性、系统性，完整呈现学校教学工作的全貌。

安全性原则：建立健全档案安全防护体系，落实防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防损坏、防泄密等各项措施，保障档案实体和信息安全。

规范性原则：教学档案的收集、整理、归档、编号、装订、保管、利用等环节，严格遵循统一标准和操作规范，做到分类科学、条理清晰、管理有序。

实用性原则：坚持“管用结合、服务教学”，优化档案管理流程，提升档案利用效率，为学校教学管理、教学研究、师生需求及各类评估检查提供便捷、高效的档案服务。

二、教学档案室建设具体标准

（一）场地建设标准

选址要求：教学档案室应选址在学校内安静、避光、干燥、通风、远离火源、水源、污染源及强电磁辐射的区域，避免设在地下室、顶层或易受自然灾害影响的房间，楼层优先选择2-3层，便于档案搬运和日常管理。

面积标准：根据学校办学规模、师生人数及档案存量合理规划，生均档案存放面积不低于0.01平方米，同时预留15%-20%的备用面积，用于未来档案增量存放和档案整理、查阅等工作，确保档案存放不拥挤、管理便捷。

环境标准：

温度控制：常年保持在14℃-24℃，夏季最高温度不超过28℃，冬季最低温度不低于10℃，温差不超过±5℃，避免温度剧烈波动。

湿度控制：相对湿度保持在45%-60%，避免潮湿或干燥，防止档案霉变、虫蛀、纸张老化。

光照控制：档案室应采用间接光照，避免阳光直射档案，窗户安装遮光窗帘，照明采用无紫外线灯具，减少光照对档案的损坏。

通风要求：具备良好的自然通风条件，配备换气扇或通风系统，定期通风换气，保持室内空气流通，同时防止灰尘进入。

洁净要求：档案室地面、墙面、天花板保持整洁，无灰尘、无污渍、无杂物，严禁在档案室内吸烟、饮食、堆放易燃易爆物品及与档案管理无关的杂物。

防护设施：

防火设施：配备足够数量的干粉灭火器、二氧化碳灭火器（严禁使用水基型灭火器），放置在明显易取位置，定期检查、更换，确保有效；安装烟雾报警器、温感报警器，与学校消防控制系统联动，严禁在档案室内使用明火、大功率电器。

防盗设施：档案室门窗采用防盗门窗，窗户安装防护栏，房门配备防盗锁、门禁系统，有条件的可安装监控摄像头，实现24小时实时监控，监控录像保存时间不低于90天；档案柜配备锁具，重要档案柜采用双锁管理。

防潮防虫设施：配备除湿机、加湿器（根据季节和湿度情况使用），定期检测室内湿度；放置防虫、防鼠药品（如樟脑丸、防虫剂），药品单独存放，远离档案，定期更换，防止档案被虫蛀、鼠咬；定期对档案室进行防虫、防鼠排查。

防损坏设施：档案室地面铺设防滑、耐磨地面，墙面、天花板采用防潮、防火、防尘材料装修；档案柜摆放远离窗户、墙面（间距不小于10厘米），避免档案受潮、受损。

（二）设备配置标准

档案柜配置：

材质要求：优先选用冷轧钢板档案柜，具备防火、防潮、防盗、防鼠、防虫功能，表面进行防锈、防腐处理，色泽均匀、无破损；严禁使用木质档案柜（易受潮、虫蛀）。

规格要求：档案柜高度不超过2.2米，宽度不超过1.2米，深度不超过0.6米，层板可调节，每层承重不低于15公斤；根据档案类型，配备档案柜、档案密集架（存量较大时）、保险柜（存放重要、机密档案）。

数量要求：根据档案存量和增量需求，合理配备档案柜，确保各类档案能够分类存放、摆放整齐，档案柜使用率不超过80%，预留足够空间便于档案查阅和整理。

办公设备配置：

基础设备：配备办公桌、办公椅、文件柜（存放档案整理工具、台账）、打印机、复印机、扫描仪、装订机（线装、胶装）、裁纸刀、档案盒、档案袋、标签纸、防虫药品等档案整理、保管所需工具和材料。

信息化设备：配备专用电脑（严禁接入外网，防止档案信息泄