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企业文件管理归档与存储规范模板

一、规范适用范围与核心价值

本规范适用于企业内部各类文件（含纸质文件、电子文件、声像文件等）的分类、归档、存储、借阅及销毁全流程管理，覆盖行政、人事、财务、业务、法务等所有部门。通过标准化管理，实现文件有序流转、高效检索、安全存储，保证文件信息的完整性、保密性和合规性，为企业运营决策、审计追溯、历史留存提供可靠依据。

二、文件全生命周期管理操作流程

（一）文件分类：科学划分，精准定位

操作步骤：

确定分类维度：结合企业组织架构与业务特点，采用“部门+类型+密级”三维分类法。

部门维度：按行政部、人力资源部、财务部、市场部、研发部等一级部门划分；

类型维度：每部门内部按“管理类（如制度、通知）、业务类（如合同、项目方案）、财务类（如凭证、报表）、人事类（如劳动合同、考核记录）、声像类（如照片、视频）”等二级类型细分；

密级维度：按“公开（内部全员可阅）、内部（部门内及授权人员可阅）、秘密（仅核心管理层及指定人员可阅）、绝密（仅最高负责人可阅）”划分。

编制分类目录：各部门牵头梳理本部门文件类型，形成《部门文件分类目录》（参考模板1），报行政部备案后执行。新文件类型需及时更新目录，保证分类无遗漏、无重复。

（二）文件归档：标准流程，规范留存

操作步骤：

文件收集：

各部门指定专人（如“文件管理员*”）负责本部门文件收集，保证文件内容完整（如合同含双方盖章页、财务凭证附件齐全）、版本最新（电子文件优先保留最终定稿）。

定期收集：每月末收集当月新增文件；专项活动（如项目结束、年度审计）后3个工作日内完成专项文件收集。

文件整理：

纸质文件：去除订书针、回形针等金属夹具，按“同一类型文件按形成时间排序”原则编号（如“部门缩写-类型代码-年份-序号”，示例：XZ-GL-2024-001，代表行政部管理类2024年第1号文件），使用铅笔在文件右上角标注编号。

电子文件：统一存储至企业指定服务器（如“E:\2024年”），文件名命名规则与纸质文件编号一致，格式为“编号+文件名”（示例：XZ-GL-2024-001关于2024年春节放假的通知.docx）。

文件编码与登记：

编码完成后，填写《文件归档登记表》（参考模板2），记录文件名称、编号、形成部门、形成日期、密级、保管期限、存储位置（纸质文件注明档案柜编号，电子文件注明服务器路径）、经手人等信息。

电子文件需至企业文档管理系统（如钉钉、企业网盘），同步登记系统内文件（或路径），保证线上可查。

移交归档：

纸质文件：每月5日前，文件管理员*将整理好的文件移交至行政部档案室，双方核对《文件归档登记表》并签字确认。

电子文件：每月5日前，文件管理员将电子文件至服务器指定文件夹，并通知行政部档案管理员完成系统权限配置（仅授权人员可访问）。

（三）文件存储：安全规范，便捷存取

操作步骤：

物理存储（纸质文件）：

档案室配备专用铁皮柜，按“部门-类型-年份”顺序存放，柜面张贴《档案柜存放索引》（示例：柜1-1：行政部-管理类-2023年；柜1-2：行政部-管理类-2024年）。

温湿度控制：档案室温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，配备温湿度计每日记录，定期开启除湿机或空调调节。

防火防潮：档案室内禁止吸烟、存放易燃物品，配备干粉灭火器2个，文件柜与墙面、地面保持10cm以上距离，避免受潮。

电子存储：

服务器存储：企业文件服务器采用双机热备模式，每日凌晨自动增量备份，每周日全量备份，备份数据异地存储（如另一办公地点服务器）。

权限管理：根据文件密级设置访问权限，如“秘密”以上文件需部门负责人审批后由档案管理员开通权限，权限变更需及时登记。

病毒防护：服务器安装杀毒软件，每日自动扫描，U盘等移动存储设备接入前需经病毒查杀，禁止私人设备接入服务器。

（四）文件借阅：流程管控，责任可溯

操作步骤：

借阅申请：

内部员工借阅文件，填写《文件借阅申请表》（参考模板3），注明文件编号、名称、借阅事由、借阅期限、归还日期，经部门负责人*审批后提交至档案室。

涉密文件（秘密及以上）需额外经分管副总审批，绝密文件需经总经理审批。

借阅与归还：

档案管理员*核对审批通过的《文件借阅申请表》，纸质文件借阅期限一般不超过3个工作日，电子文件借阅权限有效期不超过7天（可续借1次）。

借阅人需当面检查文件完整性，归还时档案管理员*核对文件数量、页码是否完好，电子文件需确认无拷贝、无外传后关闭权限。

特殊情况（如审计、诉讼）需借阅大量文件，由档案管理员*协助复印或打印，复印件加盖“档案专用章”标注“仅供用途”，原件留存档案室。

（五）文件销毁：合规处置，杜绝风险

操作步骤：

鉴定与审批：

档案管理员*每年12月对到期文件进行鉴定，核对《文件归档登记表》中的“保管期限”，形成《待销毁文件