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会议筹备及会务服务合同范本

前言

本合同范本旨在为会议筹备及会务服务活动提供一份结构清晰、权责明确、内容专业的法律文件模板。它适用于各类商务会议、学术研讨会、企业年会、行业论坛等活动的组织方（甲方）与专业会务服务提供方（乙方）之间的合作。双方在使用本范本时，应根据实际情况进行详细磋商和修改，确保所有约定均符合法律法规及双方真实意愿。本范本力求全面，但不排除因特定项目需求而进行增补或调整的必要性。

合同正文

会议筹备及会务服务合同

合同编号：[请自行填写]

甲方（委托方）：

法定代表人/授权代表人：

通讯地址：

联系电话：

电子邮箱：

乙方（服务方）：

法定代表人/授权代表人：

通讯地址：

联系电话：

电子邮箱：

资质证明：（如营业执照编号、相关行业资质等，可附件形式提供）

甲乙双方本着平等互利、诚实信用、协商一致的原则，就甲委托乙承办“[会议全称]”（以下简称“本次会议”）的筹备及会务服务事宜，达成如下协议，以兹共同遵守。

第一条服务内容与要求

1.会议基本信息

*会议名称：[会议全称]

*会议日期：[起始日期]至[结束日期]

*会议地点：[具体地点，如XX酒店XX会议厅]

*预计参会人数：[人数范围]人

*会议主题/性质：[简要说明]

2.服务范围

乙方同意按照甲方确认的会议方案及本合同约定，为本次会议提供以下服务（可根据实际情况增删条目或细化内容）：

*（一）会议策划与筹备阶段

1.协助甲方进行会议整体方案的策划与优化，提供专业建议。

2.负责会议场地的考察、推荐、预订及合同签订（若甲方授权），确保场地符合会议需求。

3.协助甲方进行参会人员的邀请、报名信息收集与管理，包括制作邀请函（电子版/纸质版）、搭建报名系统（如需）、整理参会名单。

4.负责会议物料的设计辅助、制作与采购，如会议议程、名牌、背景板、签到簿、手提袋、礼品等（具体物料清单及设计稿由甲方确认）。

5.协助甲方进行会议期间餐饮、住宿的预订与安排（若包含），提供符合要求的供应商选择方案。

6.负责会议所需设备的租赁、安装与调试，如音响、灯光、投影、同传设备、表决器等（具体设备清单及技术要求由甲方确认）。

7.协助甲方联系和安排特邀嘉宾、讲师的交通及食宿（若适用）。

8.制定会议应急预案，包括但不限于天气突变、设备故障、人员突发状况等。

*（二）会议现场执行与管理阶段

1.设立现场会务工作团队，负责会议期间各项服务的协调与落实。

2.负责参会人员的现场签到、引导、资料分发工作。

3.负责会场布置与搭建监督，确保符合会议方案要求，包括舞台、背景板、指示牌、座位排列等。

4.负责会议期间各项设备设施的正常运行与技术支持。

5.协调餐饮服务商，确保餐饮服务的质量与时间。

6.负责会议期间的交通协调、安保协助及场地秩序维护。

7.安排专人负责与甲方现场负责人的沟通对接，及时处理各类突发问题。

8.负责会议期间重要环节的流程控制与时间管理。

*（三）会议后期服务阶段

1.整理会议纪要、参会人员通讯录（经甲方同意）。

2.提供会议总结报告，包括会议概况、收支简况（若由乙方负责部分收支）、照片及视频资料（若有）。

3.协助甲方处理会议遗留问题，完成与各供应商的结算（若由乙方代为结算）。

4.按甲方要求提供会议相关的发票及报销凭证。

3.服务标准

乙方承诺将以专业的服务团队、丰富的实操经验，确保本次会议服务达到以下标准：

*服务态度热情、周到、专业；

*各项服务按时、按质、按量完成；

*会议物料制作精良，符合甲方确认的设计稿要求；

*现场设备运行稳定，技术支持及时有效；

*严格遵守甲方关于会议内容的保密要求。

第二条合同价款及支付方式

1.合同总价款：人民币[具体金额]元（大写：人民币[中文大写金额]整）。

此价格为乙方提供本合同第一条约定服务内容的全部费用，除非另有书面约定，否则甲方无需支付其他任何费用。费用构成可另附详细报价单作为本合同附件。

2.支付方式：

*第一期付款（预付款）：合同总价款的[百分比]%，即人民币[具体金额]元，于本合同签订后[天数]个工作日内支付给乙方。此款项用于乙方启动会议筹备工作。

*第二期付款（进度款/中期款）：合同总价款的[百分比]%，即人民币[具体金额]元，于[具体条件，如会议召开前X天/某项工作完成后]支付给乙方。

*第三期付款（尾款）：合同总价款的[百分比]%，即人民币[具体金额]元，于本次会议结束后[天数]个工作日内，经甲方确认乙方服务无重大瑕疵且乙方向甲方提供符合要求的全额发票后支付。

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