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电子文件管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范本单位电子文件的形成、收集、整理、归档、保管、利用、销毁等全流程管理，确保电子文件的真实、完整、可用、安全，防范管理风险，提高工作效率，保障单位合法权益和工作有序开展，依据《中华人民共和国档案法》《电子档案管理办法》（国家档案局令第22号）等相关法律法规及标准规范，结合本单位实际，制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于本单位各部门、全体工作人员在履行工作职责过程中，通过计算机、服务器、移动终端等电子设备形成、办理、传输、存储的各类电子文件（含电子公文、电子报表、电子图纸、电子影像、电子邮件、业务系统生成文件等）的管理工作。

外单位移交、接收的电子文件，以及委托第三方生成的与本单位工作相关的电子文件，参照本办法管理。

第三条核心原则

（一）真实性原则：电子文件的形成、传输、存储全过程可追溯，确保文件内容、形成者、形成时间、形成场景真实有效，与实际工作情况一致，可作为合法凭证使用。

（二）完整性原则：电子文件的内容、结构、背景信息及元数据完整齐全，无缺失、篡改、破损，确保文件能够完整反映工作事项的全貌。

（三）安全性原则：建立健全安全管理制度和技术防护体系，防范电子文件泄露、篡改、丢失、病毒感染等风险，保障电子文件在全生命周期内的安全，符合国家网络安全、数据安全、个人信息保护、保密管理等相关要求。

（四）实用性原则：电子文件的管理流程简洁规范，便于检索、查阅、利用和移交，兼顾管理效率与实际应用需求，积极应用新一代信息技术提升管理水平。

第四条管理职责

本单位电子文件管理实行“统一领导、分级负责、全员参与”的管理体制，明确各部门、各岗位职责，将电子文件管理纳入档案工作责任制和单位信息化建设规划。

第二章机构与职责

第五条统筹管理机构

单位档案管理部门（或指定牵头部门）作为电子文件管理的统筹协调机构，履行下列职责：

（一）贯彻执行国家、行业关于电子文件管理的法律法规、标准规范，制定和修订本单位电子文件管理办法及相关实施细则；

（二）统筹规划电子文件管理工作，协调档案、文秘、业务、信息化、保密等职能部门，推进电子文件管理与单位业务工作、信息化建设深度融合；

（三）负责电子文件归档、保管、利用、销毁的监督管理，指导各部门开展电子文件收集、整理、归档工作；

（四）建设和维护电子文件管理系统，配备必要的设施设备，保障电子文件管理工作有序开展；

（五）组织电子文件管理业务培训、宣传教育，提升工作人员的电子文件管理意识和专业能力；

（六）按照国家有关规定，负责向同级档案馆移交电子档案，配合档案主管部门的监督检查工作。

第六条业务部门职责

各业务部门是电子文件形成的责任主体，履行下列职责：

（一）指定专人负责本部门电子文件的收集、整理、审核、提交归档等工作，落实岗位责任；

（二）按照本办法规定，规范电子文件的形成和办理流程，确保电子文件真实、完整、合规；

（三）在电子文件形成过程中，完整采集元数据，规范文件命名、分类，及时向档案管理部门提交归档电子文件；

（四）配合档案管理部门开展电子文件的审核、清查、利用等工作，及时整改电子文件管理中存在的问题。

第七条相关岗位职责

（一）电子文件形成人：负责本人在工作中形成电子文件的真实性、完整性，规范文件命名和存储，及时提交部门专人整理；

（二）部门电子文件管理员：负责本部门电子文件的收集、分类、整理、审核，按规定向档案管理部门移交归档文件，做好本部门电子文件的日常管理和备份；

（三）档案管理部门电子文件管理员：负责电子文件的接收、审核、归档登记、保管、检索、利用服务，维护电子文件管理系统和存储设备，定期开展电子文件备份和安全检查；

（四）信息化管理部门：负责电子文件管理系统的技术支持、安全防护、系统升级和数据维护，协助档案管理部门做好电子文件的存储、备份和恢复工作；

（五）保密管理部门：负责监督电子文件（尤其是涉密电子文件）的保密管理，防范涉密电子文件泄露、扩散风险，查处电子文件保密违规行为。

第三章电子文件的形成与收集

第八条电子文件的形成规范

（一）电子文件的形成应当符合本单位业务流程和相关标准，内容真实、准确、完整，语言规范、格式统一；

（二）电子文件形成时，应当明确文件的标题、形成部门、形成人、形成时间、文件编号、密级（如有）、保管期限等核心信息，确保信息可追溯；

（三）涉密电子文件的形成，应当符合保密管理规定，使用专用涉密设备和涉密存储介质，严禁在非涉密设备上形成、处理涉密电子文件；

（四）电子文件的格式应当选择开放、通用、稳定的格式，优先采用国家推荐标准格式，确保文件可长期读取和利用，避免使用非开放、易失效的格式；

（五）办公自动化系统、业务系统的归档功能应当符合相关标准规范，支撑电子文件收集、整理、归档等业务，确保电子