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办公设备采购申请与验收清单模板

一、适用情形说明

二、标准化操作流程

（一）需求提出与部门初审

需求确认：申请人根据实际工作需要，明确所需设备的名称、规格、数量及用途，保证设备与岗位职责、工作任务匹配，避免盲目采购。

填写申请表：申请人填写《办公设备采购申请表》（详见模板清单），详细填写设备信息、预估单价、总价及用途说明，并附《设备需求说明》（如需批量采购，需附《设备配置需求明细》）。

部门审核：部门负责人对申请的必要性、合理性进行审核，确认无误后签字，并加盖部门公章（或电子签章），提交至行政部。

（二）采购审批与流程执行

行政部复核：行政部收到申请后，对设备规格、数量、预算是否符合公司《办公设备采购管理办法》进行复核，重点核查是否存在重复采购、超标准配置等情况。

分级审批：根据采购金额执行分级审批：

金额在1000元以下：由行政部负责人审批；

金额在1000-5000元：由行政部负责人审核后，报分管副总审批；

金额在5000元以上：需经分管副总审核，报总经理审批。

供应商选择：审批通过后，行政部通过公司合格供应商名录（或公开招标、询价比价）选择供应商，至少对比3家供应商的报价、质量及售后服务，形成《比价记录表》存档。

签订合同：确定供应商后，双方签订《采购合同》，明确设备规格、交付时间、付款方式、质保条款及违约责任，合同需经法务部（或指定人员）审核。

（三）设备到货与验收准备

到货通知：供应商按合同约定时间送达设备后，行政部通知申请人、使用部门负责人及验收小组（至少2人，含行政部1人、使用部门1人）共同参与验收。

资料核对：验收前，核对供应商提供的《设备清单》《合格证》《保修卡》《使用说明书》等资料是否齐全，与合同约定是否一致。

（四）现场验收与记录

外观检查：检查设备外观是否有划痕、破损、变形，包装是否完好，配件（电源线、数据线、耗材等）是否与《设备清单》一致。

功能测试：根据设备类型进行功能测试，如电脑开机测试系统运行、硬件配置（CPU、内存、硬盘）是否符合要求；打印机测试打印质量、扫描功能是否正常；办公家具检查稳固性、尺寸是否符合空间需求等。

数量确认：清点设备及配件数量，与采购申请表、合同约定是否一致，避免多收或漏收。

填写验收清单：验收小组根据检查结果，填写《办公设备验收清单》（详见模板清单），对验收合格的设备，验收人签字确认；对不合格设备，注明问题详情，由供应商及时更换或整改，整改后需重新验收。

（五）入库登记与资产归档

资产登记：验收合格后，行政部将设备信息录入公司《固定资产管理系统》，唯一资产编号，粘贴资产标签（包含编号、名称、购置日期、使用部门等信息）。

资料归档：将《采购申请表》《采购合同》《比价记录表》《验收清单》《设备说明书》等资料整理存档，电子版备份至公司服务器，纸质版由行政部长期保存。

领用登记：使用部门凭《验收清单》到行政部办理领用手续，填写《设备领用登记表》，明保证管人及责任人，后续设备转移、报废需同步更新记录。

三、模板清单及填写说明

（一）办公设备采购申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

设备名称

规格型号

单位

台/套/件

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

附件清单

□《设备需求说明》□《比价记录表》□其他：________________________

部门负责人意见

签字：__________日期：______

行政部审核意见

签字：__________日期：______

财务部审核意见

签字：__________日期：______

总经理审批意见

签字：__________日期：______

填写说明：

“规格型号”需明确具体参数（如电脑：品牌、型号、CPU、内存、硬盘容量）；

“用途说明”需简述设备用于何种工作，避免笼统填写“办公使用”；

附件需与申请内容相关的支撑材料，如批量采购需附《设备配置需求明细》。

（二）办公设备验收清单

设备名称

规格型号

单位

台/套/件

供应商

到货日期

资产编号

验收项目

验收标准

验收结果（合格/不合格/备注）

验收人

日期

外观完好性

无划痕、破损、变形，包装完好

功能测试

功能正常，符合技术参数要求（如电脑开机无卡顿，打印清晰无卡纸）

配件齐全性

与《设备清单》一致（电源线、数据线、说明书等）

数量准确性

设备及配件数量与采购申请一致

其他

（如：噪音符合标准、接口正常等）

综合验收结论

□合格□不合格（需注明整改后重新验收）

使用部门确认

签字：__________日期：______

验收小组签字

行政部：__________使用部门：__________日期：______

填写说明：

“验收标准”可根据设备类型细化，如复印机需注明“复印速度≥页/分钟”；

“验收结果”不合格项需在“备注”栏详细