行政人事工作审批与记录一体化管理模板.docVIP

行政人事事务审批与记录一体化管理模板

一、适用事务范围

员工管理类：入职手续办理、离职流程审批、转岗/晋升申请、劳动合同变更、员工信息更新（如联系方式、紧急联系人等）；

考勤假期类：请假（事假、病假、年假等）申请、加班补时审批、出差申请、考勤异常处理；

行政办公类：办公用品申领、固定资产领用/归还、办公场地使用申请、会务服务申请；

费用管理类：行政费用报销（如办公耗材、交通费等）、培训费用申请、员工活动经费审批；

其他事务：员工证明开具（如在职证明、收入证明）、保密协议签署、安全培训报名等。

二、标准化操作流程

为保证审批效率与记录规范性，所有事务均需按以下流程操作，各环节责任人与时间要求明确

1.事务发起：申请人提交申请

操作内容：申请人根据事务类型，填写《行政人事事务审批记录表》（见模板表格），详细说明申请事项、事由、时间、涉及资源（如物品数量、费用金额）等必要信息，并相关附件（如病假需提供医院证明、培训需提供通知文件等）。

责任主体：申请人本人（或部门指定经办人）。

时效要求：需提前至少1个工作日提交（紧急事务如突发疾病请假，可事后24小时内补填并说明原因）。

2.部门初审：直属负责人审核

操作内容：申请人的直属负责人或部门经理审核申请的合理性，重点核实：

事务是否符合部门工作安排（如请假是否影响项目进度、费用是否在部门预算内）；

信息填写是否完整、附件是否齐全。

审核通过后签字确认，若不通过需注明原因并退回申请人修改。

责任主体：申请人部门直属负责人。

时效要求：收到申请后1个工作日内完成。

3.跨部门审核：涉及职能科室审批

操作内容：根据事务类型，由相关职能部门进行专项审核：

人事类事务（如入职、离职、转岗）：由人事专员审核流程合规性（如是否符合试用期规定、离职交接是否到位），签字确认；

行政类事务（如办公用品申领、场地使用）：由行政专员审核资源调配可行性（如库存是否充足、场地是否冲突），签字确认；

费用类事务（如报销、培训经费）：由财务专员审核金额准确性、票据合规性，签字确认。

责任主体：人事、行政、财务等职能部门专员。

时效要求：收到初审通过申请后1个工作日内完成。

4.最终审批：权限负责人审批

操作内容：根据事务金额或重要性，由对应权限负责人进行最终审批：

常规事务（如500元以下费用、3天以内请假）：由部门总监审批；

重要事务（如500元以上费用、3天以上请假、员工转岗）：由分管副总审批；

重大事务（如高管入职、年度培训计划、大额固定资产领用）：由总经理审批。

审批通过后，事务进入执行阶段；若不通过，由审批人反馈具体原因至申请人及部门。

责任主体：部门总监、分管副总、总经理。

时效要求：收到审核通过申请后1个工作日内完成（重大事务可延长至2个工作日）。

5.事务执行与记录归档

操作内容：

执行：审批通过后，申请人凭审批表至相关部门办理手续（如人事部办理入职、行政部发放办公用品、财务部报销费用）；

记录：各执行部门在完成事务后，需在《审批记录表》中填写执行结果（如“已发放”“已办结”“已归档”）、执行人及时间，并将审批表原件交至行政人事部统一归档。

责任主体：执行部门经办人、行政人事部档案管理员。

时效要求：事务执行后1个工作日内完成记录更新，档案归档不超过3个工作日。

三、一体化审批记录表单

行政人事事务审批记录表

基本信息

申请人

（员工姓名）

所在部门

（部门名称）

联系方式

（内部分机号/短号）

申请日期

年月*日

申请事项

□入职□离职□请假□加班□办公用品申领□费用报销□培训□其他______

申请详情

（请详细说明事由、时间、地点、涉及资源等，如“事假：2023年10月1日-3日，家中有急事”）

附件清单

□证明材料□申请单□报价单□其他______（可另附页）

审批流程

部门初审

审核人：（部门负责人）审核意见：□同意□不同意原因：______日期：年月*日

人事审核

审核人：（人事专员）审核意见：□同意□不同意原因：______日期：年月*日

行政审核

审核人：（行政专员）审核意见：□同意□不同意原因：______日期：年月*日

财务审核

审核人：（财务专员）审核意见：□同意□不同意原因：______日期：年月*日

最终审批

审批人：（权限负责人）审批意见：□同意□不同意原因：______日期：年月*日

执行与归档

执行结果

□已办结□进行中□未执行（请注明原因：______）

执行部门

（部门名称）

执行人

（经办人姓名）

执行日期

年月*日

归档编号

（按年份+流水号编制，如2023-001）

备注

（其他需说明事项，如“需同步更新员工花名册”）

签字确认

申请人签字

______________