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项目合同管理模板与执行流程

一、适用范围与项目类型

本流程及模板适用于企业内部各类项目合同的全生命周期管理，涵盖外部合作（如供应商采购、客户项目交付）、内部跨部门协作（如资源调配、联合研发）等场景，涉及技术研发、工程实施、服务外包、物资采购等多领域项目，保证合同从需求到归档的规范运作，降低法律风险与执行偏差。

二、项目合同全生命周期执行流程

（一）合同需求发起与资料准备

操作主体：项目负责人（*）

步骤说明：

项目负责人根据项目计划及业务需求，明确合同合作方、标的物（服务/产品）、数量、质量标准、履行周期、预算金额等核心要素，填写《合同需求申请表》。

附件需包含：项目立项批复、合作方背景资料（如营业执照、行业资质）、技术规格书、成本测算明细等，保证需求依据充分。

资料提交至法务部及相关部门（如采购部、财务部）进行初步审核，确认需求合规性与可行性。

（二）合作方资质审查

操作主体：法务部/采购部

审查内容：

主体资格：核查合作方是否为合法注册实体，营业执照、相关行业许可证（如施工资质、服务资质）是否在有效期内，经营范围是否覆盖合同标的。

信用状况：通过“信用中国”、行业协会平台或第三方征信机构查询合作方信用记录，重点排查涉诉、失信、行政处罚等风险。

履约能力：审核合作方财务报表（近2年）、类似项目业绩（需提供合同关键页）、技术团队配置等，评估其是否具备履行合同的能力。

输出结果：《合作方资质审查报告》，明确“通过”“需补充材料”或“不通过”结论，不合格者不得进入后续流程。

（三）合同谈判与文本起草

操作主体：业务部门（主导）、法务部（支持）、项目负责人（*）

操作说明：

业务部门与合作方就合同核心条款（价格、交付标准、付款方式、违约责任、知识产权归属等）进行谈判，形成《谈判纪要》，明确双方一致意见与分歧点。

法务部根据谈判结果及《合同需求申请表》，结合《民法典》及行业法规起草合同文本，保证：

条款完整：涵盖标的、数量、质量、价款、履行期限地点方式、违约责任、争议解决等必备要素；

表述精准：避免“大概”“尽量”等模糊用语，法律术语（如“不可抗力”“违约金”）定义清晰；

权责对等：明确双方权利与义务，避免单方免责条款。

合同文本初稿反馈至业务部门及项目负责人核对，保证技术、商务条款与项目需求一致。

（四）内部审批流程

审批路径：根据合同金额及风险等级确定（示例）：

常规合同（金额≤50万元）：业务部门负责人→法务部→分管领导（*）；

重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务）：业务部门负责人→法务部→财务部→分管领导→总经理（*）。

审批要求：

业务部门：审核合同内容是否符合项目目标，资源是否到位；

法务部：重点审查条款合法性、合规性及法律风险，出具《法律风险评估意见》；

财务部：审核付款方式、税费承担、资金安排是否符合财务制度；

分管领导/总经理：结合项目战略与风险控制要求，签署审批意见。

输出结果：《合同审批流程表》，记录各环节审批人、意见及日期，审批通过后方可签署。

（五）合同签署与用印管理

操作主体：行政部（用印）、授权代表（*）

操作说明：

审批通过的合同文本由行政部统一编号（格式：年份-项目简称-合同序号，如“2024-项目-001”），填写《合同用印申请表》。

授权代表（需为法定代表人或书面授权人员）与合作方共同签署合同，签字需清晰可辨，注明签署日期。

行政部核对审批流程完整性后，加盖公司公章（或合同专用章），严禁在空白或未审批合同上用印。

合同一式三份（或按合作方要求）：公司执两份（一份原件存档，一份复印件交业务部门），合作方执一份，电子版同步存入合同管理系统。

（六）合同执行与交底

操作主体：业务部门（执行）、项目负责人（*）

操作说明：

项目负责人组织合同交底会议，向执行团队（如技术组、采购组）明确合同关键条款（交付节点、验收标准、付款条件等），明确各成员职责。

执行团队按合同约定启动工作，定期（每周/每月）更新《合同执行跟踪表》，记录任务进展、实际完成时间、偏差情况及风险预警。

业务部门每月与合作方同步执行情况，通过邮件或会议纪要确认阶段性成果，重大问题（如延期、质量不达标）需24小时内上报分管领导，制定整改方案。

（七）合同变更管理

触发条件：因项目需求调整、政策变化、不可抗力等因素导致合同条款需修改时。

操作流程：

变更发起方（业务部门或合作方）提交《合同变更申请表》，说明变更原因、具体内容（如金额、期限、标的物调整）及对项目的影响。

双方协商一致后，法务部起草《合同变更协议》，明确变更条款及生效条件，按原审批流程履行内部审批。

变更协议经双方签署后生效，原合同相应条款自动失效，执行团队需更新《合同执行跟踪表》及项目计划。

注意：口头变更无效，任何未签署书面变更协议的调整均不具备法律效力。

（八）合同履行完毕