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物资代保管制度

第一章总则

第一条为规范公司物资代保管行为，防范管理风险，保障资产安全，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》等法律法规，结合集团母公司关于内控管理的要求及本公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在明确物资代保管的管理原则、组织职责、操作流程及保障措施，提升公司物资管理规范化水平，防控专项风险，确保代保管业务合规高效运行。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖以下业务场景：

（1）因业务合作、项目执行等需求，需临时存放于第三方或公司指定场所的物资；

（2）因供应商交付延迟、客户退回等原因，需代为保管的货物；

（3）涉及法律诉讼、质量鉴定等特殊需求的物资保管；

（4）其他按规定需实施代保管管理的物资。

第三条本制度下列术语含义如下：

（1）物资代保管专项管理：指公司为实现物资安全存储、合规流转，对代保管业务的全流程控制，包括需求申请、审批授权、仓储管理、风险监控及处置等环节的管理活动。

（2）物资代保管专项风险：指在物资代保管过程中可能出现的保管不善、丢失毁损、违规使用、信息泄露等风险。

（3）物资代保管合规：指代保管业务严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保操作合法、流程规范、责任明确。

第四条物资代保管专项管理遵循以下核心原则：

（1）全面覆盖：所有代保管业务纳入制度化管理，无遗漏、无盲区；

（2）责任到人：明确各层级、各岗位的管理职责，确保权责清晰；

（3）风险导向：聚焦高风险环节，强化预防与控制；

（4）持续改进：定期评估管理效果，优化流程漏洞。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司物资代保管专项管理工作负总责，统筹决策、资源调配及重大风险处置；分管领导为直接责任人，负责组织制度落实、监督考核及跨部门协调。

第六条设立物资代保管专项管理领导小组，成员由公司主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，主要职能包括：

（1）统筹代保管业务的战略规划与制度建设；

（2）决策重大代保管事项的审批权限及风险控制标准；

（3）监督评价专项管理成效，协调解决跨部门争议。

第七条明确三类主体的管理职责：

（1）牵头部门（如仓储管理部）：

-负责代保管制度制定、修订及解释；

-组织开展风险识别与评估，编制管理手册；

-监督业务部门落实代保管要求，定期检查仓储环境、设施及操作规范；

-负责培训宣贯，提升全员合规意识。

（2）专责部门（如法务部、内审部）：

-负责代保管业务的法律合规审核，包括合同条款、授权流程等；

-优化代保管流程，引入信息化工具提升效率；

-处置违规行为，提出处罚建议。

（3）业务部门/下属单位：

-负责本领域代保管需求的提出与落实，确保业务场景符合制度要求；

-管理代保管物资的出入库、盘点及异常上报；

-配合专项检查，及时整改问题。

（4）基层执行岗（如仓库管理员）：

-严格遵守操作规程，确保物资存放安全；

-承诺合规操作，及时上报保管异常或潜在风险；

-签署岗位责任书，明确失职后果。

第八条建立分级授权机制：

（1）一般物资代保管需经部门负责人审批；

（2）特殊物资（如高价值设备、涉密材料）需经分管领导审批；

（3）重大代保管项目需提交领导小组审议。

第九条实施责任追究制度：

（1）牵头部门未履行管理职责的，追究部门负责人责任；

（2）专责部门未审核合规的，承担监督失职责任；

（3）业务部门未落实要求的，扣除绩效考核分值。

第三章专项管理重点内容与要求

第十条需求申请与审批：

-业务部门填写《物资代保管申请表》，注明物资种类、数量、保管期限及原因；

-牵头部门审核需求合理性，专责部门复核合规性；

-未经审批不得实施代保管。

第十一条仓储环境与设施：

-代保管场所需满足防火、防盗、防潮、防损要求；

-配备监控系统、温湿度检测仪等安全设备；

-严格执行出入库登记制度，严禁无记录操作。

第十二条物资交接与核对：

-代保管方与委托方需现场共同清点物资，签署《物资交接清单》；

-特殊物资需加贴封条，并拍照留存；

-发现差异须立即记录并上报。

第十三条保管期限管理：

-严格遵守合同或协议约定的保管期限，超期需重新审批；

-牵头部门定期跟踪期限，避免无意识占用。

第十四条风险防控重点：

-保管不善风险：如环境不当导