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物资采购遴选制度

第一章总则

第一条为规范公司物资采购行为，防范采购风险，提升采购效率，确保采购物资的质量与效益，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国合同法》及集团母公司关于内部控制管理的规定，结合公司实际运营需求，特制定本制度。本制度旨在通过明确采购流程、强化风险防控、完善责任体系，实现物资采购的合规化、标准化与高效化，有效防控采购环节中的舞弊风险、质量风险与成本风险。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在物资采购活动中的所有行为，涵盖采购需求的提出、供应商的选择、招标投标、合同签订、履约验收及付款等全流程管理。具体适用场景包括但不限于原材料采购、设备购置、办公用品采购、服务外包等情形。任何部门或个人均须严格遵守本制度规定，确保物资采购活动的合法合规。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）“XX专项管理”指公司针对物资采购活动所建立的全流程风险防控与合规管理体系，包括制度建设、流程优化、风险识别、监督考核等环节，旨在实现采购活动的规范化与风险可控化。

（二）“XX风险”指在物资采购过程中可能出现的各类风险，包括但不限于供应商选择风险、价格风险、质量风险、合同履约风险、廉洁风险等。

（三）“XX合规”指物资采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保采购行为的合法性、合理性及正当性。

第四条物资采购遴选管理应遵循以下核心原则：

（一）“全面覆盖”原则：确保所有物资采购活动均纳入制度化管理范畴，无遗漏、无空白。

（二）“责任到人”原则：明确各层级、各岗位的采购职责，确保责任主体清晰、可追溯。

（三）“风险导向”原则：聚焦采购环节中的重点风险领域，实施差异化管控措施。

（四）“持续改进”原则：定期评估采购管理体系的有效性，根据内外部环境变化及时优化制度流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对物资采购遴选管理负总责，承担全面领导责任；分管领导对物资采购遴选管理负直接责任，负责具体工作的组织协调与监督落实。

第六条设立物资采购遴选管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、审计部及各主要业务部门负责人。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹公司物资采购遴选管理工作，制定总体策略与制度框架。

（二）审议重大采购项目的遴选方案与决策审批事项。

（三）监督采购活动的合规性，定期评估管理成效。

第七条领导小组下设办公室，挂靠于[牵头部门名称]，负责领导小组日常工作，具体职责包括：

（一）组织协调各部门落实领导小组决策。

（二）收集整理采购管理相关数据，定期形成分析报告。

（三）协调处理采购过程中的重大问题。

第八条物资采购遴选管理职责划分为以下三类主体：

（一）牵头部门（[牵头部门名称]）：

1.负责统筹物资采购遴选制度的建设与修订，确保制度与公司战略及外部法规要求相匹配。

2.组织开展采购风险识别与评估，建立风险库并动态更新。

3.负责采购流程的优化与监督考核，确保各环节合规执行。

4.组织开展物资采购遴选的培训宣贯工作，提升全员合规意识。

（二）专责部门（法务部、财务部、审计部）：

1.法务部：负责采购合同的合法性审核，提供法律支持。

2.财务部：负责采购预算管理、资金支付与成本核算。

3.审计部：负责采购活动的独立审计，监督制度执行情况。

（三）业务部门/下属单位：

1.负责本领域物资采购需求的提出与论证，确保需求合理、必要。

2.负责供应商的初步筛选与信息收集，落实尽职调查要求。

3.负责采购过程的执行与验收，确保物资质量符合标准。

第九条基层执行岗（如采购专员、项目经理等）承担以下合规操作责任：

（一）严格遵守采购流程，不得越权操作或擅自变更制度规定。

（二）如实记录采购活动信息，确保数据完整、准确。

（三）发现采购风险或违规行为时，应及时上报并配合调查处理。

第三章专项管理重点内容与要求

第十条供应商遴选管理：

物资采购应坚持“公开、公平、公正”原则，禁止任何形式的利益输送或围标串标行为。供应商遴选应通过以下程序实施：

（一）需求发布：业务部门提出采购需求，经领导小组审核后公开发布。

（二）资格预审：对供应商的资质、业绩、信誉等进行初步筛选。

（三）综合评分：采用定性与定量相结合的方法，对供应商进行综合评分，择优选择。

禁止向关联方采购物资，除非其资质与价格优势显著。

第十一条招标投标管理：

（一）招标方式：根据采购金额及复杂程度，选择公开招标、邀请招标或竞争性谈