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公司人力资源档案管理规范

前言

人力资源档案是企业在招聘、录用、培养、使用、管理员工过程中形成的，记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩、奖惩等情况的，以文字、图像、声像等不同形式存在的历史材料。它是企业人力资源管理的重要组成部分，是企业进行科学决策、合理配置人力资源、保障员工合法权益、维护企业正常运营秩序的重要依据和基础性工作。为规范公司人力资源档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，特制定本规范。

一、基本原则

1.合法性原则：档案管理必须遵守国家有关法律法规及公司内部规章制度，确保档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递、销毁等各个环节均符合法律规定。

2.真实性原则：档案材料必须真实可靠，如实反映员工的实际情况，严禁伪造、篡改或提供虚假信息。

3.完整性原则：档案材料应全面、系统地反映员工在公司工作期间的主要经历和表现，避免重要信息缺失。

4.保密性原则：人力资源档案属于敏感信息，管理人员及相关查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。

5.安全性原则：采取有效措施保障档案实体和信息的安全，防止档案丢失、损坏、污染或被非法获取。

6.动态管理原则：档案内容应根据员工的实际情况变化及时进行更新、补充，确保档案信息的时效性。

7.便捷利用原则：在确保安全和保密的前提下，档案管理应便于公司内部因工作需要进行的查阅和利用，提高管理效率。

二、管理职责

1.人力资源部：作为公司人力资源档案管理的归口部门，负责本规范的制定、修订、解释和监督执行；负责公司所有员工（含离退休人员）档案的统一建立、接收、整理、保管、更新、查阅、借阅、转递、销毁等工作；负责指导和督促公司各部门配合做好档案材料的收集与提交。

2.档案管理员：具体执行档案管理的各项操作，确保档案的规范管理和安全；负责档案库房（或指定存放区域）的日常维护，保持环境整洁、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件；严格执行档案查阅、借阅制度，做好相关记录。

3.各部门负责人：配合人力资源部，及时将本部门员工的奖惩、考核、培训、职务变动等重要材料提交至人力资源部归档；确保提交材料的真实性和完整性。

4.员工本人：应配合公司提供真实、准确的个人信息和相关材料；对个人档案中涉及本人的信息有知情权（法律法规规定除外），发现有误可按规定申请复核。

三、档案的建立与材料收集

1.档案建立：公司自员工办理入职手续之日起，为其建立个人人力资源档案。对于公司原有员工未建立规范档案的，应逐步补建。

2.材料收集范围：

*入职基础材料：员工入职登记表、履历表、身份证复印件、学历学位证书复印件及验证证明、职业资格证书复印件、与原单位解除或终止劳动合同的证明、照片等。

*劳动关系材料：劳动合同文本及附件、岗位协议、保密协议、竞业限制协议、续订或变更劳动合同的协议、离职申请书、解除/终止劳动合同证明书等。

*任职与奖惩材料：岗位任命通知、免职通知、晋升/降职记录、奖惩决定及相关旁证材料、员工申诉材料及处理结果等。

*培训与发展材料：重要培训记录、培训结业/合格证书复印件、专业技术职务任职资格评审表、聘任书复印件、考核鉴定材料等。

*薪酬福利材料：薪酬调整审批表、各类假期审批记录、社会保险及住房公积金参保缴费相关材料等。

*其他有参考价值的材料：如重要的员工沟通记录、体检报告（常规入职体检）等。

3.材料收集要求：档案材料应真实、有效、完整。复印件需由提供者注明“与原件相符”并签字或加盖部门公章。人力资源部对收集的材料进行审核，对不符合要求的材料应退回并要求补充或更正。

四、档案材料的归档与整理

1.归档及时性：各类应归档材料应在事件发生后规定期限内（一般不超过一个月）收集并归档。

2.整理规范：

*分类：可按材料性质（如上述材料收集范围所列类别）或时间顺序进行分类。

*排序：同一类别的材料，一般按形成时间的先后顺序排列。

*编目：对每份材料进行编号、登记，制作档案目录，便于查阅。

*装订：档案材料应使用规范的档案夹或档案盒进行装订、存放，做到整齐有序，易于翻阅。装订时应剔除金属物，避免损坏材料。

*书写：归档材料应使用蓝黑墨水、碳素墨水书写或打印，字迹清晰、工整。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色的书写工具。

五、档案的日常管理与保管

1.库房管理：档案应存放在专用的档案柜内，有条件的应设立专门的档案库房。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等设施和措施。

2.存放要求：档案应按一定的顺序（如部门、工号等）排列存放，并在档案柜上做好标识，便于查找。不同状态的档案（如在职、离职、离退休