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上市公司的采购流程和制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》等国家法律法规，结合《X集团内部控制手册》《X公司合规管理体系建设纲要》等集团母公司规定，以及公司内部加强采购风险防控、优化业务流程、提升管理效能的实际需求，制定。制度旨在规范上市公司采购活动全流程管理，明确各层级、各部门职责权限，防范舞弊、浪费、合规等风险，保障公司资产安全、经营合规及决策科学。

第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工，涵盖但不限于以下采购场景：

（一）物资采购（原材料、固定资产、办公用品等）；

（二）服务采购（咨询、技术支持、市场推广等）；

（三）工程采购（基建、改造等）；

（四）授权范围内的集中采购、竞价采购及定向采购。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）“XX专项管理”：指公司围绕采购活动建立的涵盖风险识别、流程控制、监督考核、持续改进的闭环管理体系。

（二）“XX风险”：指采购活动中可能引发资产损失、法律责任、声誉损害等不良后果的不确定性因素，如供应商资质风险、价格波动风险、合同履行风险等。

（三）“XX合规”：指采购行为严格遵循法律法规、行业准则及公司内部制度，确保采购过程、决策、结果合法合规。

第四条XX专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：采购活动各环节、各场景均纳入管理范围，不留盲区；

（二）责任到人：明确各层级、各部门、各岗位职责，实现风险归因可追溯；

（三）风险导向：重点关注高发、重大风险，实施差异化管控；

（四）持续改进：定期评估管理效果，动态优化制度流程。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司XX专项管理负总责，对采购活动的合规性、安全性、经济性承担最终领导责任；分管采购、风控等业务的领导为直接责任人，负责组织落实制度执行、监督重大风险防控。

第六条公司设立XX专项管理领导小组，由主要负责人、分管领导及相关部门负责人组成，负责统筹协调采购管理重大事项，审定重大风险处置方案，定期听取管理报告。领导小组下设办公室，挂靠[牵头部门名称]，承担日常统筹职能。

第七条各层级职责划分如下：

（一）牵头部门职责：

1.牵头制定、修订XX专项管理制度及操作细则；

2.组织开展采购领域风险排查与评估；

3.监督检查制度执行情况，协调跨部门问题；

4.负责采购人员合规培训与考核；

5.建立风险事件台账，定期汇总分析。

（二）专责部门职责：

1.财务部：审核采购预算、付款合规性、发票真实性；

2.风险管理部：评估采购领域重大风险，出具合规意见；

3.内审部：定期开展采购审计，检查制度执行有效性；

4.法律合规部：审核采购合同条款，提供法律支持。

（三）业务部门/下属单位职责：

1.负责采购需求提报的真实性、准确性；

2.执行供应商准入、招标、合同签订等操作流程；

3.日常监控采购活动，及时上报异常情况。

第八条基层执行岗责任：

（一）严格遵守采购操作规范，不得擅自变更流程；

（二）签署岗位合规承诺书，确认知晓违规后果；

（三）发现XX风险或舞弊线索，第一时间向直接上级及牵头部门报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条供应商管理：建立合格供应商名录，实行动态维护。新供应商准入需经资质审查、业绩评估、背景调查，必要时开展尽职调查；定期对供应商履约能力、合规状况进行复评。

第十条需求管理：采购需求提报须附业务必要性说明及预算依据，经部门负责人审批后纳入采购计划；禁止超预算、无预算采购，禁止将需求拆分规避审批。

第十一条招标管理：

（一）公开招标项目需通过合规平台发布，公示期不少于X日；

（二）邀请招标需说明理由并备案，投标人不得少于X家；

（三）评标过程须保密，中标结果按程序公示；

（四）禁止泄露招标信息、干预评标结果。

第十二条价格管理：采用市场询价、比价、招标等方式确定采购价格，建立价格数据库进行历史比对；禁止指定供应商、压低价格利益输送。

第十三条合同管理：采购合同须由法律合规部审核，明确标的、价款、履行期限、违约责任等关键条款；签订前核对供应商资质及授权，签订后及时归档。

第十四条验收管理：采购物资/服务需经技术、质量等部门联合验收，出具验收报告；验收不合格的，依法索赔或退货，禁止擅自处置。

第十五条库存管理：建立采购物资台账，实施ABC分类管理，定期盘点并核对账实差异；超期物资须按程序处置，禁止贱卖或报废。

第十六条关联交易管理：关联方采购需披露关联关系，单独编制比选方案