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三星级酒店原材料的采购管理方案制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》及集团母公司关于供应链管理、合规经营的相关规定制定，旨在规范三星级酒店原材料采购行为，防控采购风险，提升采购效率，确保采购质量，满足宾客需求，促进企业稳健运营。同时，针对行业特性及企业内部管理需求，重点加强供应商管理、价格控制、质量监控等环节的风险防控，实现采购全流程的合规化、标准化、精细化。

第二条本制度适用于公司总部各部门、各下属单位及全体员工，涵盖酒店原材料采购计划制定、供应商选择、招标投标、合同签订、仓储物流、入库验收、付款结算等所有业务场景，确保各环节均符合制度要求。

第三条本制度涉及以下核心术语：

（一）原材料专项管理：指酒店运营所需食材、酒水、易耗品、劳保用品等采购活动的全流程管控，包括风险识别、合规审查、流程优化、责任追究等系统性管理措施。

（二）采购专项风险：指在原材料采购过程中可能存在的合规风险（如供应商资质造假、利益输送）、操作风险（如流程不规范、单据缺失）、财务风险（如价格异常波动、资金占用）及质量风险（如食品安全、产品不合格）等。

（三）采购合规：指原材料采购活动严格遵守国家法律法规、行业准则及企业内部制度，确保采购行为的合法性、透明性及公平性。

第四条原材料采购专项管理遵循以下原则：

（一）全面覆盖：确保采购全流程各环节均纳入制度管控范围，不留死角。

（二）责任到人：明确各层级、各部门、各岗位的采购管理职责，实现责任闭环。

（三）风险导向：以风险防控为核心，重点关注高风险环节及关键控制点。

（四）持续改进：根据法规变化、业务发展及管理实践，动态优化采购管理体系。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司原材料采购专项管理的第一责任人，对采购行为的合规性、安全性负总责；分管领导为直接责任人，负责采购管理的日常监督、决策审批及考核评价。

第六条设立原材料采购专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任组长，总部采购部、财务部、法务部、品控部及各下属酒店负责人为成员。领导小组主要履行以下职责：

（一）统筹协调原材料采购专项管理工作，制定总体策略与规划；

（二）审批重大采购项目、特殊采购流程及应急采购方案；

（三）监督评价各层级采购管理责任的落实情况，定期召开会议研究解决重大问题。

第七条明确三类主体的职责分工：

（一）牵头部门：总部采购部作为原材料采购专项管理的牵头部门，负责：

1.制定、修订并解释本制度及配套细则；

2.组织开展供应商尽职调查、风险评估及分级管理；

3.审核采购计划的合理性、价格的合规性及合同的规范性；

4.指导下属单位采购管理工作，监督考核采购绩效。

（二）专责部门：总部财务部、法务部、品控部作为专责部门，分别负责：

1.财务部：审核采购付款的合规性、预算执行情况及资金安全；

2.法务部：审核采购合同的合法性、条款的公平性及法律风险；

3.品控部：制定原材料质量标准，监督验收流程及不合格品处理。

（三）业务部门/下属单位：各下属酒店及运营部门负责：

1.编制采购需求清单，按流程报批采购计划；

2.执行供应商选择标准，配合开展尽职调查；

3.组织原材料验收、入库及日常管理，确保质量达标。

第八条明确基层执行岗的责任：采购员、仓库管理员、验收员等基层岗位人员应严格遵守本制度及操作规范，履行以下义务：

（一）岗位合规承诺：签署《岗位合规承诺书》，确保操作行为符合制度要求；

（二）风险识别与上报：在日常工作中发现采购风险、异常情况或违规行为，应及时向直属领导及牵头部门报告；

（三）单据规范管理：确保采购申请、合同、发票、验收单等关键单据的完整性、准确性。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条供应商尽职调查管理：

（一）业务操作合规标准：

1.供应商准入需符合《供应商准入清单》要求，涵盖资质审查（营业执照、行业许可、食品安全认证等）、财务状况、经营信誉、同类项目经验等；

2.每年对核心供应商开展至少一次实地考察，评估其生产能力、仓储条件及品控体系；

3.约定供应商信息保密义务，定期更新供应商档案并归档保存。

（二）禁止性行为：严禁引入与公司存在关联关系或利益输送的供应商，杜绝虚假资质、伪造证明等行为。

（三）重点防控点：防范供应商资质造假、产品质量不合格、售后服务缺失等风险。

第十条采购招标管理：

（一）业务操作合规标准：

1.单项采购金额超过X万元的，必须采用公开招标或邀请招标方式，并严格执行招标流程（发