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现场协调会议制度

一、现场协调会议制度

现场协调会议制度是保障项目顺利实施、解决现场问题、促进多方协作的关键机制。该制度旨在明确会议的组织、参与、流程、议题、决议及后续执行等环节，确保会议高效、有序、务实，从而提升项目管理效率和协同水平。

1.1会议目的

现场协调会议的主要目的是通过定期或不定期的沟通，协调项目各参与方（包括业主、承包商、监理、设计单位、供应商等）之间的工作，解决现场出现的矛盾和问题，确保项目按照既定计划推进。会议旨在促进信息共享，明确责任分工，优化资源配置，降低沟通成本，提高决策效率。

1.2会议类型

根据会议的频率和议题范围，现场协调会议可分为以下类型：

（1）**定期协调会议**：通常每周或每两周召开一次，主要讨论项目进展、资源调配、风险控制等常规议题。

（2）**专题协调会议**：针对特定问题或突发事件（如设计变更、安全事故、工期延误等）临时召开，集中解决关键问题。

（3）**阶段性协调会议**：在项目关键节点（如开工、完工、重大验收等）召开，总结阶段性成果，规划下一阶段工作。

1.3会议组织

现场协调会议由项目总负责人或其授权的协调人牵头组织，具体职责如下：

（1）**会议策划**：根据项目需求确定会议时间、地点、参与方及议题，提前3天发布会议通知。

（2）**人员安排**：邀请项目核心成员及关键外部单位代表参加，确保关键议题得到充分讨论。

（3）**资料准备**：提前收集并分发会议所需资料（如进度报告、问题清单、解决方案等），确保与会人员提前了解情况。

1.4参会人员

现场协调会议的参会人员应包括但不限于以下角色：

（1）**业主方代表**：负责项目整体把控，提供决策支持。

（2）**承包商负责人**：汇报工作进展，提出问题及建议。

（3）**监理单位总监**：监督项目质量，协调各方关系。

（4）**设计单位工程师**：提供技术支持，解决设计相关疑问。

（5）**供应商代表**：协调物资供应，确保材料及时到位。

（6）**其他相关方**：如政府监管部门、分包商代表等，根据议题需要邀请参加。

1.5会议流程

现场协调会议的流程应遵循以下步骤：

（1）**会前准备**：确认参会人员及议题，检查设备（如投影仪、音响等）是否正常。

（2）**开场发言**：由会议组织者介绍参会人员，明确会议目的及议程。

（3）**议题讨论**：按顺序逐一讨论议题，鼓励与会人员充分发言，提出解决方案。

（4）**问题汇总**：记录未解决或需跟进的问题，明确责任人和完成时限。

（5）**总结发言**：由会议组织者总结会议成果，强调关键决议及后续行动。

（6）**会议纪要**：会后2小时内整理会议纪要，经与会人员确认后分发给相关方。

1.6议题管理

会议议题应提前收集并分类，优先处理以下类型的问题：

（1）**紧急问题**：如安全事故、重大延误等，需立即讨论并制定应对措施。

（2）**常规问题**：如进度滞后、质量缺陷等，需协调资源解决。

（3）**决策问题**：如设计变更、方案调整等，需业主方最终决定。

议题管理应遵循“重要优先、紧急先办”的原则，确保会议高效。

1.7决议与执行

会议形成的决议应明确责任主体、完成时限及验收标准，并纳入项目执行计划。

（1）**责任分配**：每个决议项需指定负责人，确保任务不遗漏。

（2）**跟踪检查**：由项目协调人或监理单位负责跟进决议执行情况，定期汇报进展。

（3）**变更管理**：如决议执行过程中出现新问题，需及时召开临时会议进行调整。

1.8会议记录与存档

会议记录应详细记载以下内容：

（1）**会议基本信息**：时间、地点、参会人员名单。

（2）**议题讨论过程**：各方观点及解决方案。

（3）**决议事项**：明确的责任人及完成时限。

（4）**后续行动**：跟进措施及负责人。

会议纪要需经与会人员签字确认后，存档备查，并同步至项目管理信息系统，确保信息透明。

1.9会议评估与改进

为持续优化会议效率，应定期评估现场协调会议的效果，主要指标包括：

（1）**议题完成率**：统计会议决议的落实情况。

（2）**参会效率**：评估讨论是否聚焦、决策是否及时。

（3）**问题解决率**：衡量会议对现场问题的实际解决效果。

评估结果应反馈至会议组织者，用于改进会议流程和参与机制。

二、现场协调会议制度实施细则

2.1会议通知规范

现场协调会议的通知应遵循标准化流程，确保所有相关方及时获取会议信息。会议通知应包含以下核心要素：会议主题、召开时间、具体地点、参会人员名单、主要议题及预审资料。通知发布前，组织者需再次确认议题的必要性和参会人员的完整性，避免因信息遗漏导致会议效率降低。通知发布后，应通过电话或即时通讯工具同步提醒关键人员，确保其提前安排工作。对于临时召开的专题会