人力资源档案管理标准及操作指引.docxVIP

人力资源档案管理标准及操作指引

一、总则

（一）目的与意义

为规范公司人力资源档案（以下简称“人事档案”）的管理工作，确保人事档案的真实性、完整性、安全性与机密性，提高人事档案管理工作的效率和质量，为公司人力资源规划、配置、开发、考核、激励等各项管理工作提供准确可靠的依据，特制定本标准及操作指引。人事档案是公司重要的信息资源，也是员工个人职业发展历程的真实记录，科学有效的档案管理对于维护公司和员工的合法权益具有重要意义。

（二）适用范围

本标准及操作指引适用于公司及所属各单位所有员工（包括正式员工、试用期员工、实习生及其他用工形式人员）的人事档案管理工作。人力资源部是人事档案管理的归口管理部门，各部门应配合人力资源部做好档案材料的收集与提交工作。

（三）基本原则

1.真实性原则：档案材料必须真实反映员工的实际情况，严禁弄虚作假、伪造篡改。

2.完整性原则：档案材料应全面、系统地反映员工在公司工作期间的主要经历和表现。

3.规范性原则：档案的建立、收集、整理、保管、利用、转递、销毁等环节均应遵循本指引规定的程序和要求。

4.保密性原则：严格遵守档案管理纪律，未经授权，不得擅自查阅、复制、摘抄、传播档案内容。

5.安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息的安全，防止丢失、损坏和泄密。

二、档案内容构成

人事档案应包含但不限于以下主要材料：

（一）基础信息材料

1.员工履历表（由公司统一制定格式）；

2.个人基本信息登记表（含联系方式、紧急联系人等）；

3.身份证明、学历学位证明、专业技术职务任职资格证明、职业资格证书、外语等级证书等复印件（验原件）；

4.近期免冠照片。

（二）录用与聘用材料

1.录用通知书及回执；

2.应聘登记表、面试评价记录；

3.背景调查资料（如有）；

4.劳动合同及附件（包括各类补充协议、变更协议等）；

5.岗位说明书或任职通知书。

（三）薪酬福利材料

1.薪酬核定表、薪酬调整审批表；

2.各类福利享受记录及相关审批材料。

（四）绩效与考核材料

1.各考核周期的绩效考核结果、绩效面谈记录；

2.奖惩材料（包括奖励决定、表彰通报、处分决定、检讨书等）。

（五）培训与发展材料

1.培训记录表、培训结业/合格证书复印件；

2.员工职业发展规划、晋升/晋级审批材料；

3.参加外部专业培训、学习的相关材料。

（六）异动与离职材料

1.岗位变动、部门调动、晋升、降级等人事异动审批材料；

2.离职申请、离职交接清单、解除/终止劳动合同证明书、离职面谈记录；

3.经济补偿金支付记录（如有）。

（七）其他有参考价值的材料

1.党团组织关系证明材料；

2.重要个人声明或承诺（如有）；

3.其他经人力资源部认定需归档的材料。

三、档案建立与日常管理

（一）档案建立

1.员工入职后，人力资源部应在规定时限内负责收集、整理并建立其个人档案。

2.档案材料应统一使用A4纸张，如有特殊规格材料，应进行折叠或裱糊处理。

3.档案袋或档案盒应注明员工姓名、部门、工号等信息，便于识别和查找。

（二）材料收集与归档

1.人力资源部各模块负责人在日常工作中形成的应归档材料，应在相关手续办理完毕后及时整理，并移交档案管理员归档。

2.员工个人提供的材料，由人力资源部专人负责审核其真实性和完整性，审核无误后予以归档。

3.归档材料应使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，字迹清晰、工整。复印件需注明“与原件核对无异”及核对人签名和日期。

4.档案管理员对接收的材料应认真核对、登记，并及时归入相应档案。

（三）档案保管

1.人事档案应存放在专用的档案柜内，实行集中统一管理。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

2.档案库房应保持干燥、通风、整洁。严禁在档案库房内吸烟、饮食或存放易燃易爆物品。

3.建立档案保管清册，定期对档案进行清点核对，确保账物相符。

4.对于电子档案，应建立严格的备份和恢复机制，采用加密存储，并定期进行病毒查杀和安全检查。

（四）档案更新

员工的个人信息、岗位变动、薪酬调整、考核结果、奖惩情况等发生变化时，人力资源部相关负责人应及时将更新材料整理归档，确保档案内容的时效性和准确性。

四、档案查阅与利用

（一）查阅权限与审批

1.因工作需要查阅人事档案，须严格履行审批手续。

*查阅本部门员工档案，由部门负责人批准后，报人力资源部负责人备案。

*查阅非本部门员工档案，须经人力资源部负责人批准。

*公司高层管理人员查阅档案，按公司相关规定执行。

*外部单位（如政府部门、司法机关）因公务需要查阅，须持单位介绍信及有效证件，经公司人力资源部负责人及