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公司报销流程制度

第一章总则

第一条本制度根据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及公司章程相关要求，参照行业财务报销管理准则及集团母公司关于预算管理与费用管控的统一规定制定。为规范公司内部费用报销行为，防控财务风险，提升管理效率，结合企业实际运营需求，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖日常经营活动中涉及差旅费、业务招待费、采购费用、固定资产折旧等报销场景，以及预算执行、资金审批、税务申报等全流程管理。

第三条本制度下列术语定义如下：

（一）“专项管理”指企业针对特定风险领域（如费用管控）建立的全流程、系统化管控体系，包括制度建设、风险识别、审核监督、责任追究等环节。

（二）“XX风险”指因制度缺陷、操作失误、外部环境变化等导致的财务损失、合规处罚或声誉损害的潜在可能性。

（三）“XX合规”指业务行为符合国家法律法规、行业准则及企业内部规章制度要求，具备可追溯性、合理性及必要性。

第四条公司费用报销专项管理的核心原则包括：

（一）全面覆盖原则：所有报销业务纳入制度管控范围，确保无死角、无例外。

（二）责任到人原则：明确各级管理层及员工在报销流程中的职责权限，实现责任闭环。

（三）风险导向原则：聚焦高发风险点（如大额支出、关联方交易），强化重点管控。

（四）持续改进原则：定期评估制度有效性，根据管理需求、法规变化及业务实践动态优化。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人对公司费用报销专项管理负总责，承担统筹决策、资源保障及最终监督责任；分管财务、运营的领导为直接责任人，负责具体组织协调与执行监督。

第六条设立公司费用报销专项管理领导小组，由主要负责人任组长，分管领导任副组长，财务部、审计部、合规部及各业务部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职能：

（一）统筹协调：协调跨部门报销管理事项，解决流程冲突与争议。

（二）决策审批：审议重大或异常报销事项的处置方案，制定特殊场景报销政策。

（三）监督评价：定期通报报销管理情况，评估制度执行效果，推动体系优化。

第七条明确三类主体的具体职责分工：

（一）牵头部门（财务部）：

1.负责制定、修订和解释本制度，组织业务培训与合规宣贯；

2.建立、维护报销系统及台账，监控预算执行进度；

3.定期开展风险评估，提出管理改进建议；

4.落实上级监管要求，配合内外部审计。

（二）专责部门（审计部、合规部）：

1.负责报销流程的合规性审查，对大额支出实施重点抽查；

2.识别、评估报销领域的新兴风险（如电子发票合规性），提出防控措施；

3.参与违规事件的调查处理，建立风险案例库。

（三）业务部门/下属单位：

1.负责本部门员工报销申请的初审与业务合理性确认；

2.落实部门预算，控制费用支出范围与标准；

3.开展内部宣贯，提升员工报销规范意识。

第八条明确基层执行岗的合规义务：

（一）员工需在申请报销前确认业务真实性与必要性，签署《岗位合规承诺书》；

（二）如实填报报销信息，不得虚构业务或虚增费用；

（三）发现报销流程中存在明显不合规情形的，有义务及时上报至部门负责人或财务部。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条业务操作合规标准：

（一）差旅费报销：严格执行公司差旅标准，明确交通工具、住宿、伙食补助等限额；外勤人员需提前提交行程计划，经审批后方可出行。

（二）会议费报销：大型会议需编制预算方案，小型会议按实报销需提供参会人员签到表及审批记录。

（三）采购费用报销：供应商选择需遵循比价原则，大额采购需附采购合同、验收单及发票。

第十条禁止性行为：

（一）严禁虚构业务套取费用，严禁通过虚开发票、代开发票等手段骗取报销；

（二）严禁超标准报销，如超额住宿费、超额招待费等；

（三）严禁以个人账户套现报销，严禁“大额转小额”等拆分报销行为；

（四）严禁利用关联方交易转移利润或虚列成本。

第十一条专项风险防控点：

（一）发票合规风险：重点核查发票真伪、票面信息与业务匹配性，警惕虚开、伪造发票风险；电子发票需确保数据完整性，不得篡改二维码或条形码。

（二）预算超支风险：实行分级审批，预算额度超20%需附专项说明；财务部每月向管理层通报预算执行差异，预警超支风险。

（三）审批权限滥用风险：明确各级审批权限，大额报销需多级复核；系统自动校验审批链完整性与时效性。

第十二条供应商管理：

（一）首次合作供应商需进行尽职调查，包括资质审查、行业评价及信用背书；

（二）建立合格供应商名录，非名录供应商需履行额外审批程序