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2026年高端家政服务公司办公设备维护与管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司办公设备维护与管理工作，保障电脑、打印机、空调、会议设备等各类办公设备正常运行，降低设备故障率和运维成本，延长设备使用寿命，提升办公效率，结合高端家政服务行业办公场景特性及《企业固定资产管理规范》等相关要求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有办公设备的采购配置、领用使用、日常维护、故障维修、报废处置等全流程管理；覆盖电脑、打印机/复印机、空调、办公用清洁设备、考勤设备、会议投影仪/音响、碎纸机等各类办公设备；公司全体员工、设备管理人员及维修合作方均需遵守本制度规定。

第三条管理原则

安全规范原则：设备使用、维护、维修全过程遵守用电安全、设备操作规范，杜绝安全事故；

权责明确原则：明确设备使用人、管理人员、维修人员的职责，做到“谁使用、谁负责，谁管理、谁担责”；

定期维护原则：建立设备预防性保养机制，定期开展清洁、检测、调试，降低故障发生率；

成本可控原则：在保障设备正常运行的前提下，优化维修方案、控制采购成本，避免重复采购和无效维修；

高效利用原则：合理配置设备资源，杜绝设备闲置浪费，最大化发挥设备使用价值；

合规处置原则：设备报废、处置符合环保要求和公司资产管理规定，做好资产核销记录。

第四条术语定义

办公设备：指为保障公司日常办公、业务开展配置的各类硬件设备，包括电子办公设备、办公环境设备、会议设备、办公辅助设备等；

固定资产类设备：指单价2000元以上、使用年限超过1年的办公设备，如电脑、打印机、空调、投影仪等；

消耗类辅助设备：指单价2000元以下、易损耗的办公辅助设备，如碎纸机、考勤机、小型清洁工具等；

日常维护：指设备使用人或管理人员每日/每周对设备进行的清洁、检查、简单调试等基础养护工作；

预防性保养：指行政部按计划对设备开展的定期除尘、系统优化、配件检测更换等保养工作；

故障维修：指设备出现故障后，通过内部技术人员或外部合作方进行的修复工作；

设备报废：指设备达到使用年限、无法维修或维修成本过高，按流程终止使用并处置的行为。

第二章管理职责

第五条行政部（办公设备归口管理部门）职责

负责制定并修订办公设备维护与管理制度，明确各类设备的配置标准、使用规范、维护周期、维修流程；

统筹办公设备采购工作，根据各部门需求制定采购计划，选择合规供应商，完成设备验收、入库及固定资产登记；

建立办公设备管理台账，记录设备型号、采购时间、使用人、维护记录、维修记录、报废状态等信息，每月更新；

制定设备预防性保养计划，组织开展月度/季度/年度保养工作，留存保养记录；

受理设备故障报修，协调内部技术人员或外部合作方开展维修，审核维修费用，验收维修结果；

组织设备报废鉴定，按流程完成设备报废审批及处置，配合财务部完成资产核销；

开展设备使用规范培训，提升员工正确使用设备的能力，降低人为故障发生率。

第六条各部门负责人职责

提报本部门办公设备采购、更换需求，确保需求真实合理，符合岗位实际需要；

监督本部门员工遵守设备使用规范，杜绝违规操作、恶意损坏设备的行为；

配合行政部开展设备盘点、保养、维修工作，督促本部门设备使用人及时反馈设备故障；

审核本部门设备报修申请，确认故障情况，避免虚假报修或不必要的维修支出。

第七条设备使用人职责

严格按照设备操作规范使用办公设备，做好设备日常清洁和基础检查，发现异常及时反馈；

专人专用所属设备，严禁私自拆卸、改装设备，严禁将办公设备挪作私用或外借；

设备出现故障时，及时向行政部报修，说明故障现象，配合维修人员排查问题；

离职或调岗时，按要求完成设备交接，经行政部验收确认后，方可办理离职/调岗手续。

第八条维修合作方职责

按照合作协议约定，及时响应设备维修需求，一般故障24小时内上门维修，紧急故障8小时内响应；

如实排查设备故障原因，提供合理的维修方案和费用报价，不得虚报故障、乱收费；

维修完成后提供维修报告，注明故障原因、维修内容、更换配件、保修期限等信息；

配合行政部开展设备预防性保养工作，提供专业的保养建议和技术支持。

第三章设备分类与配置规范

第九条设备分类

电子办公设备：包括台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、考勤机、碎纸机等；

办公环境设备：包括空调、饮水机、空气净化器、办公区域清洁设备（洗地机、吸尘器等）；

会议设备：包括投影仪、音响、麦克风、视频会议终端等；

其他辅助设备：包括传真机、文件柜（带电子锁）、充电设备等。

第十条配置标准

管理岗：配置台式电脑1台+笔记本电脑1台（按需）、打印机（部门共享）、考勤权限设备；

业务岗（服务部/销售岗）：配置笔记本电脑1台、便携式打印机（按需），保障外出办公需求；

行政/财务岗：配置台式电脑1台、专用打印机（