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共享会议室制度

第一章总则

第一条为规范本单位共享会议室的使用与管理，优化资源配置，提升使用效率，营造整洁、有序、高效的会议环境，保障各项工作顺利开展，结合单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度所称共享会议室，是指单位内面向各部门、全体员工开放，用于开展内部会议、客户洽谈、项目评审、培训交流等活动的公共会议场所及配套设施（含桌椅、投影设备、音响系统、白板等）。

本制度适用于本单位全体员工（含正式在编人员、挂职锻炼人员、借调人员、劳务派遣人员）及使用共享会议室的外部访客。

第三条共享会议室管理遵循以下基本原则：

公平公正原则：所有符合使用条件的部门和个人均享有平等使用权，优先保障重要会议、紧急会议需求；

高效利用原则：合理规划会议室使用时段，避免资源闲置或浪费，鼓励短会、高效会；

规范有序原则：明确预约、使用、交接等流程，确保会议室使用和管理规范化、制度化；

责任追溯原则：明确使用者、管理部门的责任，建立使用记录追溯机制，保障设施设备完好；

安全整洁原则：使用者需维护会议室安全与环境卫生，管理部门负责日常巡检与维护。

第四条综合管理部为共享会议室的归口管理部门，主要职责包括：制定完善会议室管理制度及配套流程；统筹会议室资源调配；负责会议室设施设备的日常维护、检修与更新；监督检查会议室使用情况；处理会议室使用相关的投诉与问题。