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档案数字化加工细则

为确保室藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本院有关档案数字化的规定和标准，按照本院档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。

一、档案实体交接

档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本院档案室和承接本院档案数字化的服务机构人员完成。

（一）档案领取

1.按照档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，向本院档案员递交，由档案员负责按需要加工档案的类目、年份、保管期限、目录号、案卷号，档案员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。

2.出库档案进入档案数字化中心，服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经双方签字确认。

3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化工作人员确认后再进行档案整理等工作。

（二）档案归还

1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档案号（年份、保管期限、目录号、案卷号）和数量并检查档案的完整性。

2.将档案按出库时的排列顺序排列。

3.档案员对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。

4.数字化中心与服务机构管理人员现场清点并抽查档案的完整性情况，双方确认无误后在《档案交接记录表》签字确认。

（三）档案存放

1.数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不能留存在加工位及加工区域。

2.每天上、下午上班后，档案员与服务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到加工中心，下班后提前10分钟清点出库加工档案，将加工档案返回临时库房。

3.加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放在抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。

二、数字化加工

数字化加工应严格按照规定的流程进行，具体为：→档案拆装→档案扫描→图像管理→图像质检→数据挂接→数据验收→数据备份→档案装订→档案归还。

（一）目录审核（略）

（二）档案拆装

1.档案拆除装订前逐页清点案卷章、页数。出现有少量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角需用前一页页码用铅笔加“——1，……”标注在档案上，如漏编页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编码，不能用“——1”表示，档案原始页码看不清的要用水性笔写上实际页码，并在备考表上说明错漏编制页号。出现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应根据实际情况将数字化中心管理员进行处理。

2.档案虫蛀、碳化情况严重，影响扫描的要登记在册，由数字化中心管理员与相关处室做好对接，进行修补或裱糊，不允许擅自拆除装订。

3.档案清点完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》中相应项：实际张、页数、偏离数、偏离情况等，相关人员签字确认。

4.拆除装订物时应注意保护档案不受损害。浆糊粘连、衣车缝制等拆除装订会造成档案页面损坏的，不允许强行拆除；杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫描。

5.拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。

6.档案扫描、图像处理并质检通过后，要逐页清点档案卷内文件纸张，数量还原装订原貌。

7.档案还原装订遇到页面倒置、无装订边、装订线压文字等情况，无装订边的应贴边后装订，不允许装订线压在文字上；对倒置页面进行纠正，如遇到其他特殊情况应交数字化中心管理员，与相关处室沟通、协商，提出装订建议，按建议进行装订。

（三）档案扫描

1.每日开始扫描前必须对扫描仪玻璃面进行除尘，确保扫描效果。

2.扫描分辨率按项目合同要求进行。档案扫描前要确定扫描仪设定的参数符合项目规范、要求，档案要逐页通过扫描设备，确保图像清晰完整。

3.对于原件不清晰的档案扫描，要调整对比度、亮度等相关参数，以使扫描后的图像尽量清晰；扫描时需将纸张放正，倾斜度控制在1度之内。

4.档案中有浮贴时，浮贴加原页扫一页，浮贴揭开后原页扫一页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

5.纸张过薄的档案，须在其后垫上白纸，以使扫描的档案字迹清晰，不透视下一页图像内容。档案本身内容太靠边时需用白纸垫在其后再扫描，以防档案内容扫描缺。

6.空白页有页码无内容的不扫描，在档案备考表及工作单中注明。

7.纸质档案中有图片的，应调整扫描分辨率为600dpi，文件储存格式为tiff，按照片档案扫描要求扫描，并在工作单上注明。

8.档案页面若有折角或折叠，应小心展开、抚平、压平，褶皱严重的，应覆盖纸张用低温熨斗熨平。但传真纸，照片等不允许用熨斗熨平。

9.对于不适合拆卷的档案，采用零边距扫描仪扫描，如用常规