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学校公文办理制度

第一章总则

第一条为规范学校公文处理工作，提升行政效能，保障信息传递的准确性、及时性和安全性，根据《党政机关公文处理工作条例》及教育系统相关管理规定，结合学校实际，制定本制度。

第二条本制度适用于学校党委、行政及各内设机构（以下简称“各部门”）、直属单位在履行职责过程中形成的具有法定效力和规范体式的公文处理活动，包括收文办理、发文办理、归档管理及相关监督工作。

第三条公文处理遵循以下原则：

（一）准确规范。严格执行公文种类、格式、程序等规定，确保内容合法合规、表述严谨准确；

（二）精简高效。坚持“确有必要、注重实效”，减少重复行文，压缩流转环节，提升办理时效；

（三）安全保密。严格落实保密管理要求，对涉密公文实行全过程管控，防止失密、泄密；

（四）全程留痕。通过纸质签批、电子系统等方式记录公文处理各环节操作，实现可追溯、可核查。

第四条学校办公室为公文处理工作的综合管理部门，负责统筹协调、业务指导和监督检查；各部门应明确1名公文经办人员（以下简称“经办员”），具体负责本部门公文的收、发、传、存等日常工作。

第二章收文办理

第五条收文范围包括：上级机关、平行单位及下级单位发送的各类公文（含纸质件、电子件）；学校内部各部门呈送的需由学校层面决策或协调的请示、报告等文件。

第六条收文办理流程分为签收登记、初审、承办、传阅、催办、答复六个环节，具体要求如下：

第一节签收登记

第七条外单位来文由学校办公室统一签收。签收时须核对来文单位、份数、密封状态（密封件需检查封条是否完整），确认无误后填写《收文登记表》。登记内容包括：来文单位、文号、标题、密级、紧急程度、收文日期、份数等。

第八条电子公文通过学校OA系统接收，经办员须每日登录系统查收，同步下载附件并核对完整性。对标注“特急”“加急”的电子公文，应即时电话确认并标注处理优先级。

第九条各部门内部呈送的文件（如请示、报告），由部门经办员登记后通过OA系统提交至学校办公室，纸质件需同步报送1份（需部门负责人签字）。

第二节初审

第十条学校办公室收到公文后，应在1个工作日内完成初审。初审重点包括：

（一）是否属于本单位职权范围或需要本单位办理；

（二）文种、格式是否符合《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）要求（如标题是否规范、主送单位是否准确、附件是否齐全等）；

（三）涉及多个部门职权的事项，是否已协商一致并附会签意见；

（四）密级、紧急程度标注是否合理，电子公文是否通过合规渠道传输；

（五）请示类文件是否一文一事，是否存在多头主送或抄送无关单位情况。

第十一条经初审不符合要求的公文，由学校办公室填写《退文告知单》，说明退文理由，在2个工作日内退回原单位（部门）；符合要求的公文，进入承办环节。

第三节承办

第十二条承办分为批办、主办、协办三种方式：

（一）批办：学校办公室根据公文内容、密级、紧急程度，提出拟办意见（如“请××部门承办”“请××校领导阅示”），报分管校领导审批；

（二）主办：由批办确定的主责部门负责具体办理，需在公文批办后2个工作日内制定办理方案（含时间节点、责任人）；

（三）协办：涉及多个部门的公文，由主办部门牵头协调，协办部门应在收到协办通知后3个工作日内反馈意见，逾期未反馈视为无异议。

第十三条紧急公文办理时限：

（一）“特急”公文：需当天办结，最迟不超过24小时；

（二）“加急”公文：一般不超过3个工作日；

（三）“平急”公文：一般不超过5个工作日；

（四）需提交党委会、校长办公会审议的公文，应在会议召开前3个工作日完成材料准备。

第十四条承办过程中需补充材料或征求意见的，主办部门应明确补充内容及反馈时限，通过OA系统或书面形式通知相关单位，相关单位须按时限要求反馈。

第四节传阅

第十五条需校领导或相关部门阅知的公文，由学校办公室负责传阅。传阅顺序应遵循“先主后次、先急后缓”原则，一般按分管校领导、主要校领导、相关部门顺序流转。

第十六条传阅方式以电子传阅为主（通过OA系统推送），纸质件传阅需填写《传阅登记本》，记录传阅人、阅毕时间。阅文人员应在2个工作日内阅毕并签注姓名、日期，不得横传、私存或圈划修改原文。

第十七条密级公文实行“专人专送、即阅即收”，阅文人员需在保密室或指定场所阅读，不得拍照、复印或带出规定区域。

第五节催办

第十八条学校办公室对已批办的公文实行全程催办，通过电话提醒、OA系统督办模块、书面催办单等方式跟踪办理进度。催办重点包括：

（一）超过办理时限未反馈结果的公文；

（二）协办部门未按时限提交意见的公文；

（三）领导批示“限时办结”的公文。

第十九条催办记录需留存备查，对无正当理由拖延办理的部门，学校办公室应书面通报并报分管校领导。

第六节答复

第二十条公文