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专利代理内部质量控制制度

第一章总则

第一条本制度依据《中华人民共和国专利法》《专利代理条例》等国家法律法规，参照行业质量管理准则及集团母公司关于风险防控与业务规范的相关规定制定。同时，为适应公司专利代理业务发展需求，加强内部质量管控，有效防范执业风险，提升服务质量，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖专利代理业务全流程，包括客户接待、案件分析、文档撰写、沟通协调、维权服务及后续反馈等所有业务场景。

第三条本制度涉及的核心术语定义如下：

（一）“专利代理专项管理”指公司为规范专利代理执业行为、防范执业风险、保障服务质量而建立的一整套制度体系，涵盖风险识别、审查、处置、考核等环节。

（二）“执业风险”指专利代理人在执业过程中可能面临的因违反法律法规、行业规范或公司制度而导致的法律责任、经济损失或声誉损害的潜在可能性。

（三）“合规操作”指专利代理人及辅助人员依照国家法律法规、行业准则及公司制度开展业务活动，确保行为合法合规的行为标准。

第四条专利代理专项管理遵循以下核心原则：

（一）全面覆盖：确保管理范围覆盖所有专利代理业务环节及全体相关人员。

（二）责任到人：明确各级管理人员及岗位的职责，实现风险管控责任主体清晰化。

（三）风险导向：以防范重大风险为导向，平衡业务发展与风险防控。

（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理体系，提升管理效能。

第二章管理组织机构与职责

第五条公司主要负责人为公司专利代理专项管理第一责任人，对专项管理工作的总体有效性负责；分管领导为直接责任人，承担日常组织协调与监督责任。

第六条设立专利代理专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导主持，相关部门负责人及业务骨干组成。领导小组主要履行统筹协调、决策审批、监督评价职能，定期研究专项管理工作，解决重大问题。

第七条明确三类主体的专项管理职责：

（一）牵头部门（如质量管理部）：负责专项管理制度建设、风险识别与评估、监督考核、培训宣贯及体系优化等工作。

（二）专责部门（如合规部、业务一部）：负责专项领域的业务合规审核、流程优化、风险处置及案例研究等工作。

（三）业务部门/下属单位（如XX专利代理所）：落实本领域专项管理要求，开展日常风险防控，执行相关审查标准。

第八条基层执行岗位的合规操作责任：

（一）岗位合规承诺：所有专利代理人及辅助人员须签署合规承诺书，明确自身职责及违规后果。

（二）风险上报义务：发现重大风险或违规行为时，须立即向专责部门或牵头部门报告。

第三章专项管理重点内容与要求

第九条客户接待环节的合规标准：

（一）业务操作标准：严格执行客户身份核实程序，确保委托人具备专利申请资格；明确服务范围及收费标准，避免虚假宣传。

（二）禁止性行为：严禁诱导客户提交虚假材料、隐瞒案件信息或进行不正当竞争。

（三）重点防控点：防范客户身份伪造、委托权瑕疵等风险。

第十条案件分析环节的合规标准：

（一）业务操作标准：采用标准化分析工具与方法，全面检索相关专利文献，撰写客观分析报告。

（二）禁止性行为：严禁抄袭他人成果、篡改检索结果或出具倾向性强的主观判断。

（三）重点防控点：防范检索不全面、分析结论失实等风险。

第十一条文档撰写环节的合规标准：

（一）业务操作标准：严格遵循专利法及行业格式规范，确保申请文件完整性、准确性；重要内容须经复核。

（二）禁止性行为：严禁代写专利申请文件、擅自修改委托人意见或泄露商业秘密。

（三）重点防控点：防范申请文件缺陷、商业秘密泄露等风险。

第十二条沟通协调环节的合规标准：

（一）业务操作标准：与客户、代理机构、审查机构等保持良好沟通，确保信息传递准确及时；重大事项需经授权。

（二）禁止性行为：严禁泄露客户隐私、擅自变更委托人指示或进行利益输送。

（三）重点防控点：防范沟通失误、权限越位等风险。

第十三条维权服务环节的合规标准：

（一）业务操作标准：根据委托人需求制定维权策略，合理评估风险与收益；重大案件需报备审批。

（二）禁止性行为：严禁夸大维权成功率、违规收取高额费用或伪造证据。

（三）重点防控点：防范维权策略不当、证据材料瑕疵等风险。

第十四条后续反馈环节的合规标准：

（一）业务操作标准：及时向客户反馈案件进展，提供专业建议；建立客户回访机制。

（二）禁止性行为：严禁虚假承诺、拖延反馈或恶意诋毁竞争对手。

（三）重点防控点：防范客户投诉、服务质量下降等风险。

第十五条内部培训环节的合规要求：

（一）业务操作标准：定期开展合规培训，覆盖新法规、典型案例、