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商户档案管理办法

一、目的

为强化商户资料管理，构建系统化商户资料档案体系，提升资料利用效率，严守资料保密关，特制订本办法，旨在规范商户资料整理流程，确保资料完整、准确与安全。

二、适用范围

本办法适用于集团运营管理的商业项目，涵盖所有与商户相关的活动，为各商业项目在商户资料管理方面提供标准化操作指南，确保资料管理的统一性和规范性。

三、术语定义

（一）商户档案

商户档案是指在商业运营过程中，商户与商业项目之间产生的具有保存和利用价值的各类文件、资料和记录的总称。它不仅包括商户的基本信息，如通信地址、联系方式、身份证明、营业执照等，还涵盖商户在经营过程中的各种文件，如合同、协议、往来函件、调查资料等。这些档案对于商业项目的日常管理、决策支持、风险防控以及商户关系维护等方面具有重要意义。

四、职责权限

（一）商户管理部

负责商户入驻时的基础资料收集，包括但不限于商户基本信息、营业执照、法定代表人身份证明等，并确保资料的完整性和准确性。

定期与商户沟通，更新商户资料，及时掌握商户经营动态，为档案的动态管理提供支持。

协助综合管理部进行商户档案的移交工作，确保资料交接的顺畅和安全。

（二）综合管理部

作为商户档案管理的核心部门，负责对收集到的商户资料进行深度整理和专业归档。这包括对资料进行细致分类、科学编号、系统登记、装订成册以及安全存储等工作，以确保档案的有序性和易检索性。

负责制定和