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会议室使用预约管理办法.docx

会议室使用预约管理办法

为规范公司会议室资源管理，提高空间与设备使用效率，保障各类会议、接待、培训等活动有序开展，结合公司实际运营情况，制定本管理办法，公司所有部门、员工及外部借用单位均须严格遵守本办法规定。

一、管理权责划分

1.1行政后勤管理中心为会议室预约使用的归口管理部门，具体权责包括：

（1）制定、修订本管理办法，组织宣贯培训，每年至少开展2次全公司范围的会议室使用规则培训，新员工入职培训需纳入会议室预约使用相关内容；

（2）负责线上预约系统的日常运营管理，审核所有预约申请，协调解决预约冲突，定期导出预约数据进行统计分析；

（3）负责会议室所有设施设备的台账管理、日常维护、定期检修与物资补充，建立设备全生命周期管理档案，记录每台设备的购置时间、检修记录、维修更换情况；

（4）不定期现场核查会议室使用情况，受理违规投诉，按规定落实违规处罚；

（5）配合做好大型会议、重要接待的会场布置协调工作。

1.2各使用部门权责：

（1）各部门须指定1名固定的会议室预约对接人，统一负责本部门的会议室预约、信息确认、违规申诉等相关事宜，人员变动须及时告知行政后勤管理中心；

（2）预约对接人须确保预约信息真实准确，提前告知所有参会人员本管理办法的相关要求，明确会场使用规范；

（3）负责本部门使用会议室后的清场整理工作，落实人走断电、设备归位等要求；