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2026年医院会议室行政管理职责制度

第一条为规范本院各类会议室使用秩序，提升行政管理效能，保障院级工作部署、临床应急调度、学术交流、多学科会诊、外部合作对接等各类会议顺利开展，结合2026年智慧医院建设标准及本院运行实际，制定本制度，所有使用本院会议室的行政、临床、医技、后勤科室人员、外来参会主体均须严格遵守。

一、归口管理部门职责

本院会议室行政管理总归口部门为院办公室，配备专职会议室管理员3名，统筹负责全流程管理，具体职责如下：

1.统筹规划会议室资源配置：本院现有各类会议室共12间，其中行政楼5间（1号280人大型会议室、2号120人中型会议室、3-5号20-30人小型洽谈室）、门诊楼3间（6号350人学术报告厅、7-8号15人医患沟通专用会议室）、医技楼4间（9-12号10-20人远程会诊专用会议室），院办公室须每季度梳理会议室使用频次、需求缺口，形成资源优化方案上报院办公会，保障会议室资源匹配率不低于98%。

2.建立全维度管理台账：对每间会议室的硬件设备、使用记录、维护情况、费用核算逐一建档，台账留存期限不少于3年，涉密会议台账单独归档，留存期限不少于10年。

3.制定优先级调度规则：按照“应急类院级会议临床业务类行政办公类外部合作类”的优先级协调会议室使用冲突，接到冲突申请后2小时内给出调整方案，不得影响应急救治、上级督查迎检、突发公共卫生事件处置等核心会议