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外贸函电标准写作模板（最新版）

第一章外贸函电通用写作基础规范

一、通用格式统一要求

1.页眉页脚设置

页眉左侧标注我方公司英文全称，右侧标注函电唯一编号，编号规则为业务类型代码+年份后两位+6位流水号，例如IN表询盘类第1号函电。页脚左侧标注我方公司官方网址，右侧标注函电总页数和当前页码，格式为第X页共Y页。所有函电导出为PDF格式发送时，不得出现页眉页脚内容缺失、排版错位问题。

2.字体字号规范

英文内容统一使用TimesNewRoman字体，正文内容字号12号，行间距1.5倍，段落首行缩进2字符。中文注释内容使用宋体12号字体，行间距1.5倍。函电主题字数控制在15-30个英文字符区间，不得出现特殊符号、表情图案，方便客户邮件系统自动分类归档。

3.回复时效要求

所有境外客户发来的函电，工作时间内收到的必须在2小时内给出初步响应，非工作时间收到的必须在次日工作日10点前给出正式回复。特殊紧急场景下，比如客户货物到港需要清关文件，必须在1小时内给出响应，同步告知客户文件出具的准确时间点。

二、通用内容合规要求

1.表述严谨性要求

所有涉及产品参数、交货周期、付款比例、赔付条款的内容，必须和公司内部审批通过的业务条款完全一致，禁止出现“大概”“左右”“可能”等模糊表述。所有数值必须精确到最小单位，比如交货期明确写为收到预付款后21个工作日，不得