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纸质档案保管手册

一、纸质档案入库前规范

1.1归档材料接收标准

所有归档材料需符合《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）要求，接收时需核查以下指标：

载体合规性：纸张重量不低于70g/m2，禁止使用热敏纸、复写纸、硫酸纸等易褪色、易脆化载体；若需归档的原件为热敏材料，需同步提供与原件内容一致的普通纸打印件，且打印件需加盖出具单位公章，标注“与原件一致，原件存于XX处”。

字迹耐久性：书写材料需为碳素墨水、蓝黑墨水、激光打印碳粉，禁止使用纯蓝墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔、喷墨打印墨水等不耐久材料；若原件字迹不符合要求，需补充制作字迹清晰的复制件，与原件一并归档，复制件需标注“原件字迹不耐久，此件与原件一致”。

内容完整性：归档材料需齐全完整，正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发件与被转发件需成套归档，无缺页、漏页、倒页；每份文件需标注页号，页号位置统一为正面右下角、背面左下角，页码从“1”开始连续编制，无跳号、重号。

签署规范性：文件的签发人、经办人、盖章位置需清晰完整，公章加盖需端正、清晰，无模糊、缺角；签署日期需具体到年月日，不得只标注年份或年月。

1.2归档材料预处理

接收后的档案需经过标准化处理后方可入库，处理流程如下：

异物清除：逐页检查档案，去除订书钉、回形针、燕尾夹等金属装订物，清理文件上粘