小公司采购流程与避坑指南.docxVIP

小公司采购总出问题？从请购到付款的完整流程和避坑要点

采购看起来就是买东西，实际水很深。买贵了、买错了、没有比价、吃回扣——小公司采购制度不健全，这些事天天发生。不需要搞ERP系统，把流程管住就行。

采购流程五步走

步骤

做什么

注意事项

1.请购

需求部门填采购申请

写清规格、数量、预算

2.审批

主管/老板审批

超预算的要特别审批

3.比价

至少询3家价格

大额采购必须比价

4.下单

下采购订单

确认交期和售后

5.验收入库

到货后验收

数量质量核对

6.付款

财务审核后付款

发票和验收单齐全

为什么要比价

采购不比价，买贵了都不知道。规则很简单：

单次采购1000元以下：部门主管自行购买，保留小票。

1000-5000元：至少询2家价格。

5000元以上：至少询3家，留报价记录。

长期合作供应商：每半年重新比价一次，不要一直用同一家。

容易出问题的环节

1.先斩后奏

东西买回来了才补审批，这时候老板说不批也晚了。制度写死：没有审批单不采购、不报销。

2.采购和验收是同一个人

自己买自己验，出了问题没人发现。采购和验收必须分开，采购的人不能同时负责验收。

3.没有合同或订单

微信上跟供应商说一声就下单，出了问题没有凭据。哪怕金额小，也要有采购订单或微信记录留存。

4.发票和入库单对不上

发票上写的和实际买的东西不一致，财务不能付款。三单匹配：采购订单、入库单、发票。

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