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企业档案管理告知书

为进一步规范公司档案管理工作，保障档案资源的完整性、准确性、安全性与可利用性，充分发挥档案在企业经营决策、风险防控、权益维护、文化传承中的核心支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》等国家法律法规及公司《档案管理办法》相关要求，现将全公司各部门、全体员工档案管理工作要求及相关事项告知如下：

一、档案管理责任体系与职责划分

公司档案工作实行“统一领导、分级管理、责任到人”的管理体系，各层级责任主体需严格履行对应职责，确保档案管理全流程闭环可控。

1.公司档案工作领导小组：由总经理任组长，分管行政的副总经理任副组长，各部门负责人为成员，统筹全公司档案管理的制度建设、资源配置、重大事项决策，每季度召开1次档案工作专项会议，审核年度档案管理预算、档案销毁清单、档案开放利用方案等核心事项，对档案管理重大问题承担领导责任。

2.档案管理部门（行政部档案组）：作为公司档案管理专职机构，配备3名持档案从业资格证的专职档案员，负责全公司档案工作的制度落地、业务指导、收集归档、整理保管、鉴定销毁、利用服务、数字化建设、档案队伍培训等具体工作。每年至少组织2次全公司档案业务专项培训，每半年开展1次各部门档案管理工作专项检查，检查结果纳入部门年度绩效考核，占比不低于5%。

3.各部门责任：各部门负责人为本部门档案管理第一责任人，需指定1名兼职档案员负责本部门文件