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无纸化会议设备采购申请

为落实《“十四五”公共机构节约能源资源工作规划》《国家机关数字化转型指导意见》相关要求，完成本单位2024年重点工作任务，解决现有纸质会议模式存在的资源浪费、效率低下、保密风险突出等问题，现结合本单位实际情况，提交，具体内容如下：

一、现有会议系统现状及存在问题

本单位现有各类功能会议室共8个，其中100人规模大型会议厅1个、30-50人规模中型会议室3个、10-20人规模小型接待会议室4个，所有会议室均沿用传统纸质会议模式，未实现无纸化改造。根据2023年全年会务数据统计：本单位2023年共组织召开各类内部会议、外部会议、视频会议、涉密会议共504场，其中50人以上大型会议24场、20-50人中型会议144场、20人以下小型会议336场，全年累计打印会议材料98760份，合计消耗A4纸10.2万张，产生纸张、印刷、装订、耗材成本共计49200元，人工整理、分装会议材料累计投入工时756小时，折合人工成本60480元，会后涉密材料销毁费用8000元，全年纸质会议直接运行成本共计117680元，平均每月近1万元，存在的核心问题如下：

1.资源浪费严重，运行成本居高不下

传统纸质会议模式下，所有会议材料需要提前打印分装，一旦会议内容调整、会议时间变动或者会议取消，已经打印的材料全部作废，2023年本单位共有3场会议因临时原因取消，浪费打印材料1200份，直接损