济南啤酒集团销售公司促销品管理.doc

促销物品采购、交付、发放工作程序及监督管理办法 Q/JLP.G.5223-2004 本办法规定了促销物品的制作、采购、入库及付款各环节的工作程序和实施办法。 本办法适用于济南卢堡啤酒有限公司销售公司。 1 职责 1．1 市场部是促销物品业务管理的归口部门，负责公司统一规定采购的促销物品的设计、采购、办理入库和结算手续；公司统一规定采购的促销物品见附表一。 1．2 管理部负责促销物品费用的审核、登记和管理； 1．3 服务部负责促销物品的接收、保管和发放。 1．4 非公司统一规定采购的促销物品由各销售区按方案自行组织采购。 2 促销物品的制作、采购程序 2．1 根据月度品种销量计划及促销政策，按照各销售区市场需求，市场部负责促销品的统计、报批。 2．2 促销物品采购按照公司的有关规定和指导意见，根据不同物品进行招标或比价采购。 2．3 采购物品应提交采购物品明细，提出是否通过招标或比价采购的建议，经销售公司总经理/公司营销副总批准实施。 2．4 确定促销物品合作方后必须签订采购合同，明确质量标准、验收标准和交货时间，方可执行采购计划。采购合同留存营销管理部备案，质量标准、验收标准留存服务部供验收使用。 2．5 根据制作促销物品的实际情况，必要时采购人员可到制作方监督制作。 3 促销品的入库、保管和出库 3．1 促销物品制作完成后运达公司（需要时可在制作方验货），服务部促销物品管理员应根据相关标准要求认真验收、核实数量，开具收条（一式三联：一联存根，二联交统计，三联交采购员结算）并建立入库台帐。如果发现所购物品与实际样品或标准不符，促销物品管理员有权拒收。 3．2 促销物品管理员全面负责促销品的保管和发放工作，入库物品要求摆放整齐、层次分明，帐物相符，标示明确，并做好安全防护。 3．3 销售公司各部门领用促销品必须严格按照审批程序，凭领料单领取，促销物品管理员凭领料单发货。 3．4 促销物品管理员对所管理促销物品，要求及时登记建帐，每日将库存数量、出库数量、入库品种数量绘制报表，报市场部。 4 促销物品的付款、兑帐程序 4．1 促销物品采购人员凭入库单和合同协议到管理部办理费用登记申报计划，经费用管理员确认盖章后到财务中心办理结算或挂帐。 4．2 促销物品采购员应建立采购台帐及供应商联系档案，及时了解掌握，库存物品的数量、品种，做到心中有数，便于及时制定购货计划，确保促销品和宣传品不断档、不积压，保证销售一线需求。 4．3 根据每月的实际入库数量，在月底或月初要求供应商及时进行对帐、开具与入库数量相符的发票(客户开具发票必须为增值税发票)，申报资金计划，报销售公司管理部。 4．4 各销售区根据批准报告自行组织采购的物品，凭报告及时逐月到管理部办理费用登记及转账手续。 公司统一规定采购的促销物品 为提升公司形象，下列物品应由公司统一采购： 序号 促销品名称 备注 序号 促销品名称 备注 1 展示（冰）柜 12 保温杯 2 太阳伞 13 台历 3 小雨伞 14 签字笔 4 啤酒启子 15 烟灰缸 5 文化衫 16 一次性纸杯 6 衬衣 17 7 领带（夹） 18 8 圆珠笔 9 啤酒杯 10 扎啤杯 11 钥匙链 2 济南卢堡啤酒有限公司 2