文职秘书类（行业通用）-业务部档案管理员职务说明书.docVIP

业务部档案管理员职务说明书 岗位名称 档案管理员 岗位编号 所在部门 业务部 岗位定员 直接上级 业务部经理 工资等级 直接下级 薪酬类型 所辖人员 岗位分析日期 2005年3月 本职： 负责业务部的经营产品、供应商、生产企业、客户（经销商）的档案管理工作，以及建立部门内经营管理、质量管理、行政管理、信息化管理等档案管理体系 职责及工作任务： 职 责 一 职责表述：负责档案的收集，分类管理 工作 任务 负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立卷、当档保存 收集供应产品相关行业技术质量信息、市场供应信息并归档，为部门或公司供应决策提供建议 负责将各类信息综合处理，并分类管理，建立业务部档案管理体系 职 责 二 职责表述：负责控制和监督供应合同履行 工作 任务 根据公司年度采购供应计划，协助业务部组织产品采购供应 依据合同条款，为供应合同的履行和产品采购供应实施的监督提供档案支持 职 责 三 职责表述：做好采购供应、商品销售产品信息收集。 工作 任务 协助部门经理、质量部门以及相关组织对供应商（客户、生产企业）资质、质量文档的收集]整理 协助供应商（生产企业）对来往账，库存商品的跟踪处理，负责建立档案管理关系 负责对新产品上市、供应信息、产品信息的收集，并对管理国家政策、政府监管理部门的发布信息的收集，并归档为决策提供支持。 建立采购供应（供应商、生产企业）与销售（客户）管理档案、质量档案、购进合同（结算）台帐管理等，提出供应管理改进方案 职 责 四 职责表述：建立档案管理体系 工作 任务 做好公司立卷档案的鉴定和保存期限 负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计； 负责编集档案文件资料汇集、编制目录、卡片、索引等 负责建立档案借阅管理制度 遵守国家和公司的保密规定及有关规程, 负责保管档案系统完整和安全 职责五 职责表述：完成业务部经理交办的其他工作任务 权力： 部门信息的收集权 档案管理的监督权 对档案信息的反馈权 对档案管理控制的建议权 工作协作关系： 内部协调关系 质量部、行政人事部、事业发展部、财务部等 外部协调关系 供应商、生产企业、同行、行业协会、政府有关部门等 任职条件： 教育水平 专科以上 专业 医药、营销等相关专业 培训经历 企业管理、采购供应管理、法律知识的培训、档案管理 经验 2年以上档案管理经验 知识 通晓医药知识 具备采购供应、企业管理、法律、档案管理等方面的知识 技能技巧 掌握WORD,EXCEL等办公软件使用方法，具备基本的网络知识，熟悉公司应用信息管理软件本岗位操作。 个人素质 具有较强判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力 其它： 使用工具设备 计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络） 工作环境 办公室 工作时间特征 正常工作时间，偶尔需加班 所需记录文档 供应商相关资料案、采购供应合同、销售合同、借阅登记等 考核指标： 档案的完整性、供应商(客户、内部)满意度、重要任务完成情况等 考勤、服从安排、遵守制度 判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识及技能 备注：