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接送机安排 车次安排 根据最终确认的媒体名单、航班，做相应接机车辆的安排 机场安排GL8往返接送，1辆GL8作为应急使用； 接机车辆有明显标识（车身标识暨车头牌，车头牌上标注车辆编号） 车辆安排 在每辆车上准备矿泉水、当地地图等； 确保每辆车上跟随一名工作人员，随时应对来宾提出的问题，并与会务组保持联系 Logo 标志接机牌 工作人员持有Infiniti Logo以及印活动主题的接机牌现场等候; 人员安排 与PR团队共同负责 统一着正装 酒店签到管理系统 提前向酒店要出房卡、准备好相关派发物品 PR团队负责媒体入住签到 酒店工作人员协助引导入住 物品：房卡、胸卡、产品资料、纪念品，统一放置在手提袋中 装饰物：酒店大堂明显出摆放签到背板及签到台、形象展示牌、指路牌 根据媒体的要求安排房间，分出吸烟房间和不吸烟房间； 房间内放置入住须知、欢迎信、日程安排、果篮，（VIP房间并放置花篮）； 在日程安排表上注明会务组房间电话及会务组成员联系方式； 所有房间提前查看细节； 客人房间是否需要放置饮料、是否开长途电话等要提前与就预定好。 主会场AV设备人员管理 与AV和搭建Team沟通，了解相关信息和要求。提前与酒店沟通，确认AV设备进场时间，现场搭建的要求及注意事项（用电要求，位置）。 主会场门控 主会场佩戴胸卡入场，VIP座位放置桌卡 会议现场有礼仪人员引领进入不同区域 领取会议资料一份 主会场翻译人员管理 同传翻译的管理协调：由Interpreter负责人确认同传翻译的提前到场，测试同传室设备，熟悉讲稿，提醒一些专业用语和大会的注意事项 主会场演讲人管理 －演讲人的管理协调：由演讲人负责人确认各个演讲人的提前到场，准时就位。 演员和MC管理 其他： 提前准备所需设备，包括相关道具等； 于会议前一天再次确认摄影摄像的到场时间，及着装事项； 会议当天确认摄影摄像提前到场准备，安排机位，熟悉场地情况，特别是VIP客人的路线，提醒需注意的事项，如： 拍摄的公司logo必须完整 场地布置的全景，主背板，指路牌等都要有独立的照片，便于归档管理 有些贵宾及演讲人不喜欢闪光灯不停直射干扰等个人要求 每个演讲人都有最少一张面部特写及一张演讲中的全景照片 提醒大会需抢拍的亮点细节 有一批较有经验的安排于专门工作岗位：如签到系统应用，VIP接待，演讲人员安排，会议现场,后勤管理等。 我们对临时工作人员的基本岗位要求如下： 所有工作人员都要做到清楚了解本次活动中所有工作，始终做到微笑服务，不得与现场任何人员发生冲突，做好每个环节，力争做到不出任何疏忽，为大会工作的顺利完成，维护Volvo公司的形象。 由PFT工作人员带领熟悉场地并布置工作，以便更好的在会议中提供优质的服务。 认真了解大会的日程安排， 知道此次活动的目的及内容， 掌握活动地点的分布，对自己的工作职责非常清楚。 专车接送机： 根据客户的要求，安排进口轿车或别克商务接送机； 专人负责VIP贴身服务 特殊慰问 在过生日的VIP房间内放置生日卡 特别划定VIP级客房区域，方便造访。 资料安排： VIP不需在签到处领取所有会议相关物品, 而将会议资料、饭店介绍、当地旅游介绍及礼品等都放置在参会者的房间中, 方便VIP随时了解各方面咨询情况和会议安排。 活动场地： 安排专门的VIP休息室，准备茶点、饮料等供VIP使用，为VIP提供良好的会晤休息场所 预警提示 人身安全提示； 物品保管，特别是胸卡； 天气变化（保暖防暑），在多雨地区，会务组将准备雨具供客户使用； 会议手册中含有所有可能需要的电话（服务团队、酒店、医院、派出所……），如有任何需要请跟工作人员联系； 不慎误机、误车者可以使用出租车等交通手段到达酒店，将予以报销。 演出团体/个人管理 提前得到演出人员的资料及联系方式 提前沟通演出要求、内容、曲目，以及演出要求。 提前通知他们本次活动的时间地点，并为他们安排面试时间和彩排时间 服从会议组织人员的管理 活动当天必须提前到达会议现场彩排，熟悉场地分布和整体流程 会议期间严格按照流程进行，如遇突发情况及时恰当作出反应 其他： 提前准备所需设备，包括相关道具等； 医疗 轻症、轻伤病人（有意识）：根据具体情况做相应处理，如果是轻微病人可提供医药箱内相应药品，也可向其介绍附近医院； 重症、重伤病人（无意识）：通知会务组，及时通知救护车，送往医院； 其他，会务组人员会根据现场情况做出应急判断。 整理客人返程信息，提前一天晚上通知客人送机班车的时间（原则上是每小时１辆），通知的形式以打印稿的形式将送机时间表发放到每位客人手中，并安排专人负责送客人； 整个活动期间在酒店设一名工作人员专职负责客人机票退改签等各种事宜； 客人离开前一天，房间内放置感谢信 用体贴周到的服务，使得每一位与会嘉宾都能满意而