公关接待工作管理办法.docVIP

公关接待工作管理办法 总则 为塑造公司良好的社会形象，规范公关接待管理工作，制定本办法。 办公室是公司公关接待工作的管理部门，根据需要，其它部门给予支持配合。 电话接待 接听电话者，需先报清公司名称及所在部门。 遇电话来访，及时转接，如遇外出，明确告诉对方，需要留言，认真做好记录并及时转交相关部门或人员处理。 来访接待 遇宾客来访，一律要文明礼貌接待，询问来访者姓名、事由及访问人。 通知访问人，安排来访者与访问人到指定接待区域会谈。 来访者要求会晤公司领导时，要询问是否预约，在得到领导确认后，要引领来宾至公司领导指定的区域。 重要人物来访，要立即通知办公室，同时做好相应接待服务工作。 事先安排的团队来访，要设立指示牌，并安排人员引领。 根据接待需要，安排专人负责新闻宣传、摄影等工作。 参观接待 办公室接到任务后，要核对参观的时间、内容、人数、接待规格等具体事项。 办公室及时通知、安排相关部门做好接待及协调工作。 根据接待要求，提前准备宣传资料，安排参观项目。 根据不同规格的参观人，安排相应的接待人员。 负责现场解说人员，要提前做好充分准备，不仅能够详细介绍有关情况，还要能够解答来宾提问。在解说时，要把握解说分寸。 参加接待人员，严格遵守接待纪律。 接待人员要保守公司秘密，不得让客人随意查阅资料和超规定范围参观。如客人提出超范围要求，接待人员应婉言谢绝。在特殊情况下，须请示总经理。 公司保安要注重形象，对客人出入要致礼。如发现客人中有违反公司规定行为，要礼貌检查和制止，并确保不出现骚乱现象，同时向办公室报告。 外事接待 严格按照国家外事有关接待规定办理。 有重大外事接待任务时，须提前通知集团办公室。 宾客来访时，接待人员要准确掌握宾客人员构成，日程安排、交通工具、住宿地点，提前通知有关单位和人员做好接送准备。 接待外宾，要充分考虑到宗教信仰和饮食习惯。 外事会谈要到指定的外宾接待室，必须二人以上在场，不得随意将外宾带入办公场所。 在与外国人交往中，一般不要谈论下列话题： 国际国内政治； 宗教信仰； 个人收入、家庭等隐私； 社会丑恶现象； 附则 本办法由办公室负责制订和解释。 本办法经总经理办公会审议通过后生效，自发布之日起实施。