百事SAP实施业务蓝图-MM02-供应商主数据维护流程-v2.0.docVIP

业务流程名称: 供应商主数据维护 流程编号及版本号 编号：BPD-MM02 版本：V2.0 业务流程定义文件签署表 业务流程定义文件是描述未来在SAP R/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。 项目中职务 姓名 签字 日期 TCL部品（光电科技）关键用户 谢芳 TCL部品（光电科技）流程所有人 王晓峰 TCL光机关键用户 李庞晋 阎晓莉 TCL光机流程所有人 朱林 TCL显示关键用户 王妙荣 TCL显示流程所有人 戴谋新 IBM顾问 刘庆 TCL项目经理 林雪梅 IBM项目经理 夏玲芳 1. 业务流程目的： 供应商主数据维护主要指系统里面供应商的创建、修改及删除等操作。 2. 业务流程的相关原则： 供应商主数据存储了与公司发生供应业务的厂商的重要数据，包括一般数据，财务数据及采购数据。它是公司采购业务的重要数据： 一般数据 – 存储供应商的基本信息，如供应商名称，地址等； 财务数据 – 存储供应商的财务信息，如统驭科目，付款条件，付款方式等； 采购数据 – 存储供应商的采购信息，如交易货币，联系人，贸易条款等； 供应商主数据的系统维护是根据不同的组织级别来进行的。不同类型数据对应的组织级别为： 一般数据 – 无组织级别，即在一个集团内共享该信息； 财务数据 – 在公司代码级别，即不同的公司可以存储不同的财务信息； 采购数据 – 在采购组织级别，即不同的采购组织可以存储不同的采购信息； 供应商主数据的维护原则： 在本流程中，供应商主数据的维护原则是： 统一的编码方式：供应商的编码方式统一，所有部品事业部公司均按此执行，保证在部品事业部范围内供应商编码的统一。在系统中新建供应商时，编码按照对应的号码区段由系统按照流水码分配（除关联供应商及一次性供应商之外）； 供应商主数据的维护（包括新建、修改和删除）由各公司采购部门的专门维护员完成；（光电科技由投影机营运项目产品部统一维护） 供应商的账户组与号码分配： 账户组是系统对供应商的一种分类方式，它决定了供应商主数据的字段属性、号码区段等信息。 根据部品事业部供应商的特点，对于采购用的供应商，定义如下供应商分类，及其号码区段： 账户组 名称 编码号段 分配方式 说明 T001 国内供应商-关联 1000000 – 1999999 外部给号 国内采购的关联供应商 T002 国外供应商-关联 1000000 – 1999999 外部给号 国外采购的关联供应商 T003 国内供应商-非关联 2000000 – 2999999 内部流水号 国内采购的非关联供应商 T004 国外供应商-非关联 3000000 – 3999999 内部流水号 国外采购的非关联供应商 T005 外协加工厂 4000000 – 4999999 内部流水号 外协加工厂商 T006 一次性供应商 Z000 – Z999 外部给号 一次性采购的供应商 供应商主数据维护的注意事项： 所有需要新建的供应商，必须由各个公司采购部门提供该供应商必要的认证资料，才能提交给维护员进行维护； 各个公司的采购部门在维护供应商采购与财务数据时，通过供应商信息收集表向财务部门收集信息，财务部门必须有对口的人员及时提供供应商的相关信息，确保主数据维护的及时性与准确性； 如果要删除某个供应商，必须首先由各个业务部门确认与供应商相关的业务数据已结清，然后才能做删除。系统标准的删除是对供应商做删除标记，并非彻底删除所有的供应商数据，但可以阻止对该供应商的继续使用。而且可以在系统中查询该供应商的历史数据； 供应商主数据的删除可以根据公司需要定期组织相关部门进行，如每半年一次； 对于部品事业本部的战略性供应商的管理与维护，不在本流程中体现，参考相应的外部流程； 本流程主要体现进行采购业务的供应商主数据的维护，仅财务专用的供应商维护不在此流程中体现。 3. 业务流程所带来的相关规则和政策改变 3.1相关的规则和政策改变 规范了供应商主数据的维护流程； 规范了供应商的编码方式； 各公司必须制定相应的主数据维护制度，明确维护的审批政策、维护的时效、单据的传递与管理及相关责任人等； 3.2 对组织结构调整的要求 各个公司的采购部门必须设置专人负责供应商主数据中业务数据的维护； 4. 版本控制： 版本 作者 日期 更改内容描述 V1.0 刘庆 2005.02.22 创建 V2.0 刘庆 2005.05.10 更改蓝图 5．业务流程图例解释 本段主要描述流程图的符号。 6. 业务流程图（在VISIO中画流程图）