百事SAP实施业务蓝图-FI09-员工借款和费用报销处理-V1.0.docVIP

业务流程名称: 员工借款和费用报销处理 流程编号及版本号 编号：BPD-FI-09 版本：V1.0 业务流程定义文件签署表 业务流程定义文件是描述未来在SAP R/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。 项目中职务 姓名 签字 日期 TCL部品（光电科技）关键用户 陈桂 TCL部品（光电科技）流程所有人 王晓峰 TCL光机关键用户 罗婉华 黄毅 TCL光机流程所有人 朱林 TCL显示关键用户 陈方节 陈波 TCL显示流程所有人 戴谋新 IBM顾问 丁建波 TCL项目经理 林雪梅 IBM项目经理 夏玲芳 业务流程目的 本流程主要描述员工借款和平时各类费用报销的业务处理。 业务流程原则 供应商主数据-员工 在TCL部品各公司中，把员工作为一种特殊供应商进行处理。发生员工借款和费用报销业务时，首先需要在系统的应付帐款模块中创建供应商主纪录-员工。 由于各部品公司员工的工号是唯一，不会在各公司出现编号重复的情况，对员工主记录采用外部编码的形式，使用每个员工的工号。具体编码详见应付业务处理文件中的供应商主记录分类和编码部分说明。 每个员工主记录中使用“其他应付款-员工”作为其统驭科目。 员工借款 当发生员工借款业务时，在系统中使用特别总账业务来处理，使用特别总账标记“J-员工借款”来记帐到科目其他应收款-员工借款中。 凭证如下： 借：其他应收款-员工借款-员工明细 贷：现金清算等科目 员工费用报销 所有员工费用的报销必须先通过其他应付款，然后再进行付款业务，不能跳过其他应付款而直接对对其付款，目的在于便于以后对员工费用的各类统计和符合对现金、银行存款收付款业务的规定。 员工出差费用报销 员工出差费用的报销，在系统中处理需要分为其当初是否有借款两种。 收到报销明细单据时，记帐如下： 借：各类费用科目 + 成本中心 贷：其他应付款-员工-员工明细 如果当初有借款存在，根据借款金额和费用报销金额的大小，决定是该员工是要退款还是公司要对其付款，记帐如下： 借：其他应付款-员工-员工明细 贷：其他应收款-员工借款-员工明细 借或贷：现金清算/银行存款清算科目 如果当初该员工没有借款存在，则记帐如下： 借：其他应付款-员工-员工明细 贷：现金清算/银行存款清算科目 员工日常各类费用报销 员工日常各类费用的报销，如为公司购买少量金额的办公用品、日常招待费用等，财务收到报销明细单据时，记帐如下： 借：各类费用科目 + 成本中心 贷：其他应付款-员工-员工明细 然后对员工付款，记帐如下： 借：其他应付款-员工-员工明细 贷：现金清算/银行存款清算科目  业务流程所带来的相关规则和政策改变 相关的规则和政策改变 为员工在系统中建立供应商主数据，编码使用员工工号； 所有费用报销业务首先必须通过其他应付款作为过渡。 对组织结构调整的要求 无 版本控制 版本 作者 日期 更改内容描述 V1.0 丁建波 2005/1/23 创建 业务流程图例解释 本段主要描述流程图的符号。  业务流程图 员工借款业务流程: 员工费用报销业务流程: 业务流程的详细步骤： 员工借款业务流程步骤: 步骤 用户 系统 事务 描述 下一步 1 员工借款人 系统外 员工因出差提出借款申请 员工因出差提出借款申请 2 2 员工借款人 系统外 借款申请单 填写借款申请单，需包括借款事由等信息。 3 3 部门主管 系统外 部门经理审批 部门经理审批 通过转4，未通过结束 4 财务主管 副总/总经理 系统外 根据内控要求审批是否通过 费用会计审核费用合理，单据合法性，财务主管审核，副总/总经理审批报销单 是转5，否结束 5 应付会计 系统外 确定付款方式， 准备付款单据 审核通过，则确定付款方式，通知出纳 6 6 应付会计 系统外 员工主数据是否存在？ 确认员工主数据是否存在 是转8，否转7 7 供应商主数据创建流程 创建员工供应商主数据，包括员工编码，统驭科目等信息 8 8 应付会计 SAP 员工借款记账 借：其他应收款-员工借款 贷：现金清算\银行存款清算 9 9 出 纳 系统外 办理付款手续 支付员工借款 结束 员工费用报销业务流程步骤: 步骤 用户 系统 事务 描述 下一步 1 员工借款人 系统外 填写费用报销单，并附原始发票 填写费用报销单并附原始发票 2 2 部门主管 系统外 部门审批 部门主管确认费用发生真实性 3 3 应付会计/财务主管/ 副总/总经理 系统外 根据内控要求审批 财务主管审核，总经理审批付款申请表 4 4 应付会计 系统外 收到已审批的费