也谈建设工程项目承发包交易档案的规范与管理.pdfVIP

观察 Vi e w 也谈建设工程项目 承发包交易档案的规范与管理 □范 芊 工程项目承发包交易活动是工程项目建设前期准 等搜集、整理并归档，尤其是对其他投标人的投标书没 备阶段的重要环节，其对工程项目施工及合同管理有 有归档。 直接影响，对工程项目质量和投资造价构成都也有着 （二）标准不一，统一不够 极其重要的关系。因此，工程项目建设承发包交易活 房屋建筑和市政基础设施工程、水利工程、公路工 动所形成的资料，是工程项目建设档案资料的极为重 程等，不同行业主管部门对工程项目建设资料归档的标 要组成部分。 准不统一，对承发包交易资料归档责任主体和保管期限 等存在很大差异。 一、目前建设工程项目承发包交易资料归档 目前，房屋建筑和市政基础设施工程等城市建设 现状 工程资料归档执行的是住房和城乡建设部2002年发布 （一）界定不明，档案不全 的国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB／T 建设工程项目承发包交易按工程规模、交易形式、 50328-2001）。该规范在“基本规定”中规定：“在 出资性质等不同情况可分为公开招标、邀请招标和直接 工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单 发包等几大类。其中，在公开招投标限额以下，涉及财 位应履行下列职责：……收集和整理工程准备阶段、竣 政性资金的还需进行竞争性发包。 工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档……”。该 目前，由于现行承发包交易以及档案管理等法律法 规范所称“工程准备阶段文件”是指工程开工以前，在 规和制度不完善，没有明确规定承发包交易资料归档的 立项、审批、征地、勘察、设计、承发包交易等工程 具体内容和保管期限，很多地方承发包交易监督管理机 准备阶段形成的文件。该《规范》附录〈建设工程文 关也没有作出相关具体规定，导致招投标监管机构或建 件归档范围和保管期限表〉中将“勘察设计、施工、工 设单位承发包交易资料归档不完整。主要表现为招投标 程监理承发包交易文件”列入建设单位长期保存范围。 监管机构或建设单位一般仅仅保存了招标文件和中标人 （该《规范》所称“长期”指工程档案的保存期限等于 的投标文件，而没有将承发包交易全过程形成的招标公 该工程的使用寿命）。该《规范》没有要求施工单位将 告，资格预审文件，招标文件及其发售、澄清、修改、 承发包交易文件归档，也没有将其列入城建档案馆的接 答疑资料，现场踏勘以及投标、开标、评标、定标资料 收范围。有些建设单位纯粹按照城建档案馆的要求进行 10 ·2013年第6期 归档，因为承发包交易文件不属于城建档案馆的接收范 建设单位、承发包交易服务机构和招标代理人都要保存 围，导致没有将项目招投标资料归档。 一套资料。然而，对于参与投标的其他投标人的投标文 水利工程文件归档执行水利部《水利工程工程项目 件，承发包交易监管机关没有作出备案的规定。 建设档案管理规定》（水办［2005］480号文发布）。 建设单位和监管机构的有些人盲目地认为，其他 该《规定》附件〈水利工程工程项目建设文件材料归档