全面解新商业性文件中心.pdfVIP

档案学通讯 年第 期全面解新商业性文件中心 中国人民大学信息资源管理学院 黄霄羽 摘要】商业性文件中心最早起源在美国,是文件 中心的一种类型。经过余年发展。它已从美国扩展 到全球五大洲。笔者全面解读商业性文件中心的定义、性质、类型和特点,指出它因自身的独到优势而受到 西方国家的普遍青睐。 关键词 商业性 文件中心 分析 美国世纪年代初创建的文件中心因经 供商业性、专业性和社会化的文件及信息管理服 济高效的突出优点赢得世界各国的广泛青睐.被誉 务。 为“现代最富生命力的新型档案管理机构”。从产生 理解商业性文件中心的定义可从以下四点人 历史来看 ,文件中心最早建立在政府机构 ,目的是 手: 为机构提供成本低廉 、管理高效的半现行文件管 第一,开办主体是私人企业。商业性文件中心 理。商业性文件中心是文件中心的一种类型.创建 是满足文档管理市场需求的产物 ,本身是一种私人 时间略迟于政府文件中心,是适应美国二战后工商 企业。据资料查找,美国国家档案馆工作人员? 企业文件管理的迫切需求建立的。经过六十余年发 是创办政府文件中心和商业性文件中心 展,商业性文件中心已从美国扩展到全球,遍及 的第一人。他从国家档案馆离职后把建立海军部文 个国家和地区。出于课题研究的需要,笔者拟对商 件中心的成功经验引入商业领域 ,于 年投资 业性文件中心进行全面解读,分析其定义、性质、类 建立了商业档案 中心??美国第一个商业性文件 型和特点,供国内同行参考。 中心。当前国外商业性文件中心均以私人投资的方 一 商业性文件中心的定义和性质 、 式建立,在业务开展、经营管理、发展决策等方面享 国际档案界对商业性文件中心较权威的定义 有独立 自主的权利,也承担着自负盈亏的义务。 当属国际文件管理者和指导者协会 术语手 第二,服务对象以私人企业、组织和个人为主. 册的解释??“保存其他组织的文件并以营利为目 也包括政府机构。起初商业性文件中心的主要客户 的提供有偿服务的文件中心”。 这表明.商业性文 是公共档案机构接收范围之外的企业、组织和个 件中心是文件中心的一种类型。 人,这些企业 、组织和个人或因为没有设立文档管 笔者列举出文件中心的三种代表性定义,以便 理机构,或因为发现自行管理文档成本不够合算 , 让读者更清晰地理解商业性文件中心是什么。联合 因此委托商业性文件中心代管文档。 世纪 年 国教科文组织规定“文件中心是在档案行政管理机 代后,由于业务外包 日益普遍 ,越来越多的政府机 关管理之下的,对各个不同行政机构的半现行文件 构在精简高效的 目标驱动下开始成为商业性文件 进行经济的保管和提供利用,并在这些文件被销毁 中心的新客户。当然,目前商业性文件中心的服务 或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构”。 对象仍以私人企业、组织和个人为主。 国际档案理事会的术语词典规定“文件中心是为半 第三。服务内容是专业性的文档及信息管理服 现行文件最终处置之前进行廉价储存 、保管和利用 务。商业性文件中心从建立伊始就确定了专业性的 的一种机构”。美国档案工作者协会的术语手册规 服务内容,包括文档的运送 、日常管理、安全保存、 定“文件中心是对因利用率较低而不再适宜保存在 鉴定销毁等传统服务项目。后来随着社会发展、技 形成机关的半现行文件进行低成本集中保管的机 术进步和需求变化 ,又增加了文档数据恢复 、文档 构”。这些定义都揭示出文件中心的基本性质?? 管理软件设计、文档管理系统开发、信息利用、知识 “过渡性”以及主要特点??“成本低廉、管理高 管理等新型服务项 目。目前 ,商业性文件中心发展 效”。 成为一种专业性行业??文件与信息管理服务行 商业性文件中心除具有文件中心的基本性质 业。 和特点外.还具有一些特殊性。 定义强调了 第四,基本性质是商业性和有偿性。这是商业 商业性文件中心的营利性,这说明商业性文件中心 性文件中心与政府文件中心的根本区别。商业性文 是一种营利性机构。根据笔者的理解,商业性文件 件中心是一种服务型企业 ,营利是根本目标。它作 中心是一种私人创办的营利性 、服务型企业,借助 为市场主体,其运作方式 、管理模式和经营特点都 高科技手段为有需要的企业 、机构 、组织和个人提 与市场紧密相连,追求利益的最大化。同时,商业性 档案学通讯 年第 期 信息管理方面的咨询和培训服务。 文件中心提供的服务凝结了劳动,具有商品属性和 经济价值,因此采取有偿提供。客户需要付费来获 商业性文件中心的业务内容偏重于传统或现 代,受经营规模、区域分布等多种因素的影响。一般 得服务.这一点在 定义中有明确体现。 二、商业性文件中心的类型 而言,跨国公司以及在发达国家建立的商业性文件 当前商业性文件中心数量众多,分布广泛,典 中心多属现代信息服务型,而国